Comment obtenir les documents de fin de contrat de travail : conseils pratiques.

Quels sont les documents que l’employeur doit remettre au salarié ?

A la rupture du contrat de travail, l’employeur doit impérativement mettre à disposition du salarié les documents suivants :
 certificat de travail : il indique les dates d’entrée et de sortie du salarié de l’entreprise ainsi que le ou les poste(s) occupé(s). Ce document permet au salarié de justifier qu’il est libre de tout engagement ;
 solde de tout compte : il est établi en deux exemplaires et dresse l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail ;
 attestation Pôle emploi : ce document sera à remettre à Pôle emploi. Il précise l’identité du salarié et de l’employeur, la période d’emploi, le poste occupé, les modalités de la rupture ainsi que les salaires des douze derniers mois et les indemnités versés à l’occasion de la rupture. Ce document permettra à Pôle emploi de calculer le montant et la durée de l’aide au retour à l’emploi (ARE). Il est donc généralement très attendu.

La remise de ces documents est-elle obligatoire ?

Oui. La remise du certificat de travail, du solde de tout compte et de l’attestation Pôle emploi est une obligation pesant sur l’employeur.

Celui-ci ne peut pas refuser de les remettre, même en cas de solde de tout compte négatif et même en cas de refus de signature du reçu pour solde de tout compte par le salarié.

Quelles sont les modalités de la remise des documents de fin de contrat ?

Les documents de fin de contrat sont dits « quérables » et non « portables ». Cela signifie qu’en principe, la seule obligation de l’employeur est de les tenir à la disposition du salarié, lequel doit alors aller les chercher.

Il est fréquent que l’employeur les envoie par courrier recommandé avec accusé de réception. Toutefois, cet envoi n’est pas obligatoire et le salarié ne peut pas exiger que les documents de fin de contrat lui parviennent par la voie postale.

En revanche, l’employeur devra à tout le moins informer le salarié de la date de mise à disposition des documents afin que ce dernier qu’il peut les récupérer.

Précisons encore que les documents de fin de contrat doivent être tenu à disposition du salarié rapidement après la fin de la relation de travail. Un délai de huit jours suivant la fin du contrat du travail semble raisonnable.

Le salarié doit-il signer le reçu pour solde de tout compte ?

Le reçu pout solde de tout compte est établi en deux exemplaires. L’un est destiné au salarié et l’autre est normalement conservé par l’employeur après signature par le salarié.

La difficulté vient du fait que cette signature fait courir le délai de 6 mois pour la contestation du solde de tout compte.

Ainsi, l’article L1234-20, alinéa 2 du Code du travail dispose que :

« le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ».

Passé ce délai de 6 mois, le salarié ne peut plus contester les sommes figurant sur le reçu et ce, même si le calcul du solde est erroné.

De plus, l’effet libératoire s’étend aux sommes de même nature mentionnées sur le solde de tout compte. Par exemple, si le solde de tout compte indique une somme au titre du paiement du salaire, le salarié ne pourrait plus demander le paiement d’un élément de salaire tel que les heures supplémentaires.

Finalement, il est préférable de ne pas signer le reçu pour solde de tout compte, d’autant qu’il est parfois nécessaire de prendre le temps de vérifier les mentions, ce qui ne peut pas être fait dans l’urgence le jour où le salarié récupère ses documents chez l’employeur.

Comment faire si l’employeur refuse de remettre les documents de fin de contrat ?

Si l’employeur refuse de délivrer les documents de fin de contrat, nous conseillons de suivre les étapes suivantes jusqu’à obtenir gain de cause. Parfois, un simple rappel formalisé suffit. Si ce n’est pas le cas, d’autres solutions permettront au salarié d’entrer en possession des documents convoités :

1. Rédiger un courrier recommandé avec accusé de réception formalisant le refus de l’employeur et le mettant en demeure de respecter ses obligations et de délivrer les documents. Il faut penser à conserver la preuve du dépôt et l’accusé de réception.

2. S’adresser à un avocat afin que ce dernier rédige une mise en demeure préalable à un éventuel contentieux. Ces lettres d’avocat permettent généralement de résoudre les difficultés et de convaincre les employeurs de se conformer à ses obligations.

3. Saisir le Conseil de prud’hommes selon la procédure dite de « référé ». Il s’agit d’une procédure accélérée permettant de solliciter la condamnation de l’employeur :
 à verser les documents de fin de contrat sous astreinte, c’est-à-dire qu’il pourra être condamné à verser une somme d’argent tous les jours tant que les documents ne sont pas versés. Cette sanction est généralement dissuasive ;
 au paiement de dommages et intérêts du fait du retard de délivrance et de la résistance abusive de l’employeur, laquelle sera d’autant plus établie que des démarches amiables préalables ont été faites pour éviter le procès ;
 au paiement d’une somme destinée à compenser les frais exposés pour les besoins de la procédure, notamment les honoraires de l’avocat (article 700 du Code de procédure civile visant).

Nous rappelons que les assurances de protection juridique (parfois comprises avec les assurances habitations ou certaines cartes bancaires) peuvent prendre en charge, en tout ou partie, les honoraires d’avocats.

Vous êtes libre de choisir l’avocat de votre choix sans que l’assureur ne puisse vous imposer le sien.