I) Sur le droit d’accès à sa copie d’examen.
L’article L311-9 du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA) prévoit que :
« L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé en application de l’article L311-6 ».
Il est important de relever que c’est le mot « accès » qui a été choisi par le législateur ce qui diffère du mot « communiquer ».
Ainsi, l’administré n’a pas un droit à communication de sa copie d’examen mais a un droit d’accès à sa copie.
Cet accès peut se faire de différente manière :
- Par consultation gratuite sur place,
- Par la délivrance d’une copie aux frais de l’administré,
- Par courrier électronique, sans frais, sous réserve que la copie soit disponible sous cette forme (il ne sera pas possible d’obliger l’administration à numériser la copie),
- Par publication (ce mode d’accès ne parait pas compatible avec l’article L311-6 du CRPA et la protection des données personnelles ainsi que le caractère pratique de la démarche).
L’administré est donc libre du choix du mode de communication, dans la limite des possibilités techniques de l’administration.
Ainsi, la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) estime que le Code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.
A ce titre, il convient de préciser que l’administration devra toujours veiller à la bonne préservation du document dont il est demandé l’accès.
Dans tous les cas, des frais liés au coût d’envoi ou de reproduction peuvent être demandés à l’administré qui demande l’accès à un document administratif, et donc à l’étudiant qui demande l’accès à sa copie.
Ainsi, les copies d’examens publics sont des documents administratifs communicables au sens du CRPA et de la CADA.
Cette position constante de la CADA a d’ailleurs été à l’origine d’une note de service n°82-028 du 15 janvier 1982 du Ministère de l’Éducation Nationale par laquelle il est rappelé aux recteurs et rectrices que les copies d’examen et concours organisés par l’Education nationale sont des documents administratifs communicables dans un délai d’un an. Après ce délai, les copies sont détruites.
Une circulaire n°2017-053 du 23 mars 2017 a également précisé et rappelé ces règles dans le cadre de la préparation, du déroulement et du suivi des épreuves du Bac.
Sur ce fondement, il a été précisé que : « La copie d’un candidat à un examen et sa fiche d’évaluation aux épreuves autres qu’écrites, détenues par l’administration, font partie des documents qui peuvent être communiqués aux intéressés s’ils en font la demande [2]. Dans le respect de la souveraineté du jury, cette communication a pour but d’apporter une information complémentaire au candidat et de lui permettre de vérifier l’absence d’erreur matérielle de transcription ».
Le même raisonnement est applicable aux établissements relevant de l’enseignement supérieur tels que les Universités.
II) Sur les délais.
A compter de la date de réception de la demande d’accès à la copie d’examen, l’article R311-12 du CRPA prévoit que l’administration a un mois pour accéder ou non à la demande de l’étudiant ou de l’élève.
A défaut de réponse dans ce délai d’un mois, le silence de l’administration doit être interprété comme un refus.
En cas de refus, l’administré dispose d’un délai de deux mois à compter du refus pour saisir la CADA.
Attention : L’article L342-1 du Code des relations entre le public et l’administration prévoit que le recours devant la CADA constitue un préalable obligatoire à tout recours contentieux.
Le défaut de saisine de la CADA dans le délai entache les conclusions du requérant d’une : « irrecevabilité manifeste insusceptible d’être couverte en cours d’instance » (CE, 24 février 1984, Rompler).
Si l’étudiant administré est dans son droit, alors la CADA prendra contact avec l’administration afin de demander à ce qu’il soit donné accès à la copie d’examen.
L’autorité mise en cause est tenue, dans le délai prescrit par le président de la Commission, de communiquer à celle-ci tous documents et informations utiles et de lui apporter les concours nécessaires.
