Les charges récupérables sur le locataire. Par Victoire de Bary, Avocat

Aux termes de l’article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 relative à l’amélioration des rapports locatifs, les charges récupérables constituent un accessoire au loyer principal.

Elles sont exigibles par le bailleur, sur justification.

Enfin, et surtout, elles doivent avoir été engagées en contrepartie :

Des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée (eau, électricité, gaz, chauffage collectif, ascenseur…) ;

Des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée (entretien de l’ascenseur, dépannage, consommation d’eau et d’énergie pour les parties communes de l’immeuble…).

Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage).

Les charges récupérables

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables dans une annexe dont les termes sont reproduits ci-après.

Par ailleurs, et notamment, ce décret précise qu’il n’y a pas lieu de distinguer selon que les services sont assurés par le bailleur en régie ou dans le cadre d’un contrat d’entreprise et prévoit, selon le cas, les dépenses qui sont récupérables ou non.

Ainsi, le décret prévoit les règles applicables pour la récupération des dépenses de personnel ainsi que des dépenses correspondant à la rémunération des gardiens ou concierges.

De plus, il précise que le remplacement d’éléments d’équipement n’est assimilé aux menues réparations que si le coût du remplacement est inférieur ou égal au coût des réparations.

Quant à la liste des charges récupérables qui figure en annexe, il convient de rappeler qu’il s’agit d’une liste exhaustive (Civ. 3ème, 27 novembre 2002 n°01-11130, Bull. 2002, III, n°237, p. 204 et Civ. 3ème, 1er juin 2005, n°04-12137, Bull. 2005, III, n° 121).

Le bailleur ne peut donc demander le remboursement d’autres charges que celles qui sont mentionnées par le décret.

C’est pourquoi, ont notamment été considérées comme ne pouvant être récupérées par le bailleur sur le locataire les charges suivantes :

Les frais de téléalarme et de télésurveillance (Civ. 3ème, 1er juin 2005, n°04-12137, Bull. 2005, III, n° 121)

Les frais de dératisation (Civ. 3ème, 29 janvier 2002, n°99-17042)

Le stockage et l’enlèvement des encombrants qui n’entrent pas dans l’élimination des déchets et ne figurent pas dans la liste des charges récupérables (Civ. 3ème, 15 mai 2008, n°07-16567, Bull. III, n°84)

Les frais de location d’une poubelle (Civ. 3ème, 5 octobre 1994, n°92-11622)

L’élagage des arbres (Civ. 3ème, 23 mars 2004, n°02-20933)

Le processus de régularisation des charges

Le paiement des charges par le locataire se fait par le biais de provisions : ces versements constituent donc des avances dont le montant est fixé par le bailleur sur la base d’une évaluation.

En fin d’année, le montant provisionné pour les charges peut être supérieur ou inférieur aux charges réellement engagées pour les lieux loués.

C’est pourquoi le propriétaire doit procéder annuellement à la régularisation. Cela lui permet de régulariser la situation vis-à-vis de son locataire, qu’il s’agisse d’un trop perçu ou d’un manque à gagner.

Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer à son locataire le décompte des charges en précisant la nature de chaque montant, et, si l’immeuble est en copropriété, en précisant le mode de répartition qui a été retenu entre les différents appartements et la part qui lui est imputable.

Les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition des locataires pendant un délai d’un mois à compter de l’envoi de ce décompte.

Si le montant réel des charges est supérieur au montant des provisions, le bailleur peut en réclamer le paiement.

S’il est inférieur au montant des provisions, le locataire peut réclamer le remboursement de la somme trop versée.

Le montant des provisions sur charges peut – après régularisation – être ajusté pour prendre en considération la réalité des sommes engagées.

Si la loi prévoit que la régularisation doit être faite chaque année, elle peut néanmoins intervenir pendant un délai de 5 ans, soit que le bailleur y procède spontanément, soit que le locataire en fasse la demande.

En effet, la Cour de cassation considère que le défaut de respect de l’obligation de régularisation annuelle ne prive pas le bailleur du droit d’en réclamer le paiement une fois ce délai passé lorsque les charges sont justifiées (Civ. 3ème, 20 décembre 1995, n°93-20.12, Bull. III n° 262 et 3 avril 1996 n°94-13.891).

Encore faut-il que l’action ne soit pas prescrite et que la demande ne soit pas jugée fautive.

Ainsi, au-delà d’un délai de 5 ans, toute régularisation devient impossible car la prescription est acquise (article 2224 du code civil). Ce délai court à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaitre les faits lui permettant de l’exercer.

Par ailleurs, la régularisation ne doit pas être fautive.

A cet égard, la Cour de cassation a récemment considéré comme fautif le comportement du bailleur qui a attendu près de 5 ans pour demander la régularisation des charges locatives (Civ. 3ème, 21 mars 2012, n° 11-14174, à publier).

Dans cette affaire, la Cour a relevé certaines particularités :
le locataire s’était inquiété – à deux reprises – de l’absence de régularisation des charges locatives, et aucune réponse n’avait été donnée à ces courriers,

le bailleur avait adressé à sa locataire une demande de régularisation du loyer et réclamé un rappel d’indexation sur les 5 dernières années, tout en indiquant que la provision sur charges était maintenue au montant initial, quelques mois seulement avant de réclamer – sans explication – une somme au titre de la régularisation des charges.

Elle déduit de ces faits, et de l’obligation légale incombant au bailleur de régulariser annuellement les charges, que « la réclamation présentée sur une période écoulée de cinq ans de plus du triple de la somme provisionnée, si elle était juridiquement recevable et exacte dans son calcul était, dans ce cas, déloyale et brutale et constitutive d’une faute dans l’exécution du contrat ».

Si cette décision est justifiée par les circonstances de l’espèce, il n’en reste pas moins qu’il est conseillé de procéder à une régularisation annuelle, ce qui correspond d’ailleurs à ce qui est prévu par la loi.

Liste des charges récupérables annexée au décret n°87-713

I- Ascenseurs et monte-charge.

1. Dépenses d’électricité.

2. Dépenses d’exploitation, d’entretien courant, de menues réparations :
a) Exploitation :

visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques ;

examen semestriel des câbles et vérification annuelle des parachutes ;

nettoyage annuel de la cuvette, du dessus de la cabine et de la machinerie ;

dépannage ne nécessitant pas de réparations ou fournitures de pièces ;

tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents et faits importants touchant l’appareil.

b) Fournitures relatives à des produits ou à du petit matériel d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires) et aux lampes d’éclairage de la cabine.

c) Menues réparations :

de la cabine (boutons d’envoi, paumelles de portes, contacts de portes, ferme-portes automatiques, coulisseaux de cabine, dispositif de sécurité de seuil et cellule photo-électrique) ;

des paliers (ferme-portes mécaniques, électriques ou pneumatiques, serrures électromécaniques, contacts de porte et boutons d’appel) ;
des balais du moteur et fusibles.

II- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes.

1. Dépenses relatives :

A l’eau froide et chaude des locataires ou occupants du bâtiment ou de l’ensemble des bâtiments d’habitation concernés ;

A l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes du ou desdits bâtiments, y compris la station d’épuration ;

A l’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs ;

Les dépenses relatives à la consommation d’eau incluent l’ensemble des taxes et redevances ainsi que les sommes dues au titre de la redevance d’assainissement, à l’exclusion de celles auxquelles le propriétaire est astreint en application de l’article L. 35-5 du code de la santé publique ;

Aux produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau ;

A l’électricité ;

Au combustible ou à la fourniture d’énergie, quelle que soit sa nature.

2. Dépenses d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations :

a) Exploitation et entretien courant :

nettoyage des gicleurs, électrodes, filtres et clapets des brûleurs ;

entretien courant et graissage des pompes de relais, jauges, contrôleurs de niveau ainsi que des groupes moto-pompes et pompes de puisards ;

graissage des vannes et robinets et réfection des presse-étoupes ;

remplacement des ampoules des voyants lumineux et ampoules de chaufferie ;

entretien et réglage des appareils de régulation automatique et de leurs annexes ;

vérification et entretien des régulateurs de tirage ;

réglage des vannes, robinets et tés ne comprenant pas l’équilibrage ;

purge des points de chauffage ;

frais de contrôles de combustion ;

entretien des épurateurs de fumée ;

opérations de mise en repos en fin de saison de chauffage, rinçage des corps de chauffe et tuyauteries, nettoyage de chaufferies, y compris leurs puisards et siphons, ramonage des chaudières, carneaux et cheminées ;

conduite de chauffage ;

frais de location d’entretien et de relevé des compteurs généraux et individuels ;

entretien de l’adoucisseur, du détartreur d’eau, du surpresseur et du détendeur ;

contrôles périodiques visant à éviter les fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;

vérification, nettoyage et graissage des organes des pompes à chaleur ;

nettoyage périodique de la face extérieure des capteurs solaires ;

vérification, nettoyage et graissage des organes des capteurs solaires.

b) Menues réparations dans les parties communes ou sur des éléments d’usage commun :

réparation de fuites sur raccords et joints ;

remplacement des joints, clapets et presse-étoupes ;

rodage des sièges de clapets ;

menues réparations visant à remédier aux fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;

recharge en fluide frigorigène des pompes à chaleur.

III- Installations individuelles.

Chauffage et production d’eau chaude, distribution d’eau dans les parties privatives :

1. Dépenses d’alimentation commune de combustible ;

2. Exploitation et entretien courant, menues réparations :

a) Exploitation et entretien courant :

réglage de débit et température de l’eau chaude sanitaire ;

vérification et réglage des appareils de commande, d’asservissement, de sécurité d’aquastat et de pompe ;

dépannage ;

contrôle des raccordements et de l’alimentation des chauffe-eau électriques, contrôle de l’intensité absorbée ;

vérification de l’état des résistances, des thermostats, nettoyage ;

réglage des thermostats et contrôle de la température d’eau ;

contrôle et réfection d’étanchéité des raccordements eau froide - eau chaude ;

contrôle des groupes de sécurité ;

rodage des sièges de clapets des robinets ;

réglage des mécanismes de chasses d’eau.

b) Menues réparations :
remplacement des bilames, pistons, membranes, boîtes à eau, allumage piézo-électrique, clapets et joints des appareils à gaz ;

rinçage et nettoyage des corps de chauffe et tuyauteries ;

remplacement des joints, clapets et presse-étoupes des robinets ;

remplacement des joints, flotteurs et joints cloches des chasses d’eau.

IV- Parties communes intérieures au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation.

1. Dépenses relatives :

A l’électricité ;

Aux fournitures consommables, notamment produits d’entretien, balais et petit matériel assimilé nécessaires à l’entretien de propreté, sel.

2. Exploitation et entretien courant, menues réparations :
a) Entretien de la minuterie, pose, dépose et entretien des tapis ;
b) Menues réparations des appareils d’entretien de propreté tels qu’aspirateur.

3. Entretien de propreté (frais de personnel).

V- Espaces extérieurs au bâtiment ou à l’ensemble de bâtiments d’habitation (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux).

1. Dépenses relatives :
A l’électricité ;

A l’essence et huile ;

Aux fournitures consommables utilisées dans l’entretien courant : ampoules ou tubes d’éclairage, engrais, produits bactéricides et insecticides, produits tels que graines, fleurs, plants, plantes de remplacement, à l’exclusion de celles utilisées pour la réfection de massifs, plates-bandes ou haies.

2. a) Exploitation et entretien courant :
Opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage concernant :

les allées, aires de stationnement et abords ;

les espaces verts (pelouses, massifs, arbustes, haies vives, plates-bandes) ;

les aires de jeux ;

les bassins, fontaines, caniveaux, canalisations d’évacuation des eaux pluviales ;

entretien du matériel horticole ;

remplacement du sable des bacs et du petit matériel de jeux.

b) Peinture et menues réparations des bancs de jardins et des équipements de jeux et grillages.

VI- Hygiène.

1. Dépenses de fournitures consommables :
Sacs en plastique et en papier nécessaires à l’élimination des rejets ;
Produits relatifs à la désinsectisation et à la désinfection, y compris des colonnes sèches de vide-ordures.

2. Exploitation et entretien courant :
Entretien et vidange des fosses d’aisances ;
Entretien des appareils de conditionnement des ordures.

3. Elimination des rejets (frais de personnel).

VII- Equipements divers du bâtiment ou de l’ensemble de bâtiments d’habitation.

1. La fourniture d’énergie nécessaire à la ventilation mécanique.

2. Exploitation et entretien courant :

Ramonage des conduits de ventilation ;

Entretien de la ventilation mécanique ;

Entretien des dispositifs d’ouverture automatique ou codée et des interphones ;

Visites périodiques à l’exception des contrôles réglementaires de sécurité, nettoyage et graissage de l’appareillage fixe de manutention des nacelles de nettoyage des façades vitrées.

3. Divers : Abonnement des postes de téléphone à la disposition des locataires.

VIII- Impositions et redevances.