La LRE et son équivalence juridique avec la LRAR Papier
La Lettre Recommandée Électronique (LRE), conforme à l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, offre une valeur juridique équivalente à celle de la lettre recommandée avec avis de réception traditionnelle.
Cette équivalence légale signifie que les LRE, notamment celles envoyées via la plateforme AR24, sont juridiquement fiables pour notifier les parties concernées d’une action légale, d’une mise en demeure, ou d’autres communications officielles. En somme, adopter la LRE est une avancée majeure dans votre quotidien, vous permettant de gérer vos échanges avec confiance et rapidité, tout en étant en parfaite conformité avec les exigences légales.
Gérer et suivre les Lettres Recommandés Électroniques (LRE) envoyées
En tant qu’avocat, il est important de connaître les étapes à suivre lorsque vous envoyez une Lettre Recommandée Électronique (LRE).
Voici un guide étape par étape pour vous y retrouver :
1. Vérification de la notification : Dès l’envoi de la LRE, vérifiez si le destinataire a accusé réception de sa notification électronique. L’envoi étant instantané, votre destinataire peut prendre connaissance de son courrier le jour même.
2. Attente du délai de deux semaines : Après l’envoi, un délai de deux semaines est accordé au destinataire pour accuser réception ou refuser la LRE.
3. Constatation du refus ou de l’ignorance : A l’issue du délai de deux semaines et dans le cas où le destinataire n’a pas pris connaissance de son courrier, celui-ci est considéré comme ignoré ; une preuve de négligence est alors générée. Il se peut également que le destinataire refuse sa LRE. Dans ce cas, une action est demandée au destinataire et une preuve de refus est alors générée. Si le destinataire refuse ou ignore la LRE, notez que cela a les mêmes conséquences juridiques que s’il l’avait acceptée.
4. Conservation de la preuve de dépôt et d’envoi : Gardez la preuve de dépôt et d’envoi de la LRE. Elle servira de preuve suffisante en cas de litige, rendant superflu l’envoi d’une version papier ou d’une seconde LRE.
Conseils pratiques pour augmenter le taux d’accusé de réception de vos Lettres Recommandés Électroniques (LRE)
Afin d’améliorer l’efficacité de vos envois électroniques et garantir que vos courriers recommandés soient correctement reçus et accusés, il est essentiel de suivre quelques bonnes pratiques.
Voici quelques conseils pour améliorer votre taux d’accusé de réception :
• Sensibiliser les collaborateurs et les clients destinataires : Les avocats, juristes, assistantes et autres professionnels de votre cabinet d’avocats jouent un rôle de conseillers auprès de vos clients. Ce sont eux qui vont présenter et expliquer les nouveaux modes de communication adoptés par votre cabinet. Concernant les destinataires professionnels, ils sont généralement déjà habitués à envoyer et recevoir des lettres recommandées électroniques, ils ne seront donc pas surpris de recevoir une notification électronique de votre part, ce qui facilite l’adoption de ce mode de communication. Quant aux destinataires particuliers, certains d’entre eux peuvent être réticents au digital. Il est donc essentiel de les rassurer en présentant les avantages de ce mode d’envoi. Par exemple, ils n’ont plus besoin de se déplacer pour récupérer leurs courriers recommandés ; tout peut être fait en ligne, rapidement et facilement, en quelques clics. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer une réception sécurisée et immédiate des documents importants.
• Recueillir le consentement des destinataires : Conformément à l’article L.100 du CPCE, les expéditeurs sont tenus d’obtenir le consentement de leurs destinataires particuliers ainsi que celui des administrations avant de les notifier par LRE. Cette obligation légale permet de vérifier l’adresse email des destinataires et de s’assurer qu’ils sont en mesure d’accuser réception de leur courrier. Cette vérification garantit que les destinataires sont bien informés et consentants pour recevoir des notifications électroniques.
• Pré-notifier un destinataire : Cette fonctionnalité AR24 est gratuite et permet d’informer votre destinataire qu’il recevra prochainement une notification électronique. Pour en bénéficier, il vous suffit de cocher la case dédiée juste avant de valider l’envoi. Il est important de noter que cette pré-notification n’a pas pour but de recueillir le consentement du destinataire, elle est purement informative.
• Informer les destinataires de l’existence d’un service d’assistance dédié : Faites savoir à vos destinataires qu’un service d’assistance gratuit est à leur disposition pour les aider en cas de difficultés à réceptionner leurs courriers recommandés électroniques. Par ailleurs, AR24 propose une série de tutoriels vidéo pour guider les expéditeurs et les destinataires dans leurs démarches. Ces ressources sont particulièrement utiles pour les personnes moins à l’aise avec les technologies numériques.
En mettant en place ces pratiques, vous pouvez significativement augmenter votre taux d’accusé de réception et améliorer la satisfaction de vos destinataires.
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