L’envoi de la convention de divorce par LRE qualifiée : la solution idéale pour les avocats
La crise sanitaire et le recours au télétravail massif ont confirmé l’importance d’accélérer la transformation digitale et de dématérialiser les échanges, la lettre recommandée 100% électronique s’est donc imposée comme une nécessité absolue.
Régie par le règlement eIDAS qui a instauré un cadre juridique commun à tous les pays membres, visant ainsi à accroître la confiance dans les échanges et les transactions électroniques, la LRE qualifiée pourra être substituée à la LRAR papier dans tous les cas de figure où l’usage d’un recommandé avec accusé de réception est imposé par la loi. Horodatage qualifié, preuves dématérialisées, hébergement de la LRE, des preuves et des pièces jointes sur des serveurs hautement sécurisés et situés en France, etc., des règles strictes auxquelles les achemineurs de LRE qualifiées doivent se conformer.
C’est l’ANSSI qui est en charge d’attester la conformité des solutions aux exigences règlementaires et de délivrer les qualifications eIDAS aux prestataires de lettres recommandées électroniques. C’est en 2018, qu’AR24 reçoit la qualification et devient le 1er achemineur de LRE qualifiées, pouvant notifier aussi bien les particuliers que les professionnelles.
Pour rappel, le divorce par consentement mutuel, appelé également divorce à l’amiable, permet aux époux de se mettre d’accord sur les effets du divorce en évitant le passage devant le juge. Les époux devront être représentés par leurs avocats respectifs qui établiront la convention de divorce prévoyant notamment le partage des biens, la garde d’enfants, la pension alimentaire, la prestation compensatoire, etc.
Exception : Le divorce par acte sous seing privé est ouvert à tous, excepté si l’un des enfants souhaite être entendu par le juge ou si l’un des époux est placé sous un régime de protection des majeurs.
Le projet de convention pourra être envoyé à l’époux que vous assistez, par lettre recommandée électronique. En tant qu’avocat, vous pourrez vous identifier de façon sécurisée au moyen de votre clé RPVA qui permet une identification à un niveau de confiance élevé comme le prévoit le règlement eIDAS. Une fois l’identification effectuée, il vous suffira de rédiger votre courrier, d’insérer en pièce jointe le projet de convention de divorce et enfin, d’ajouter les coordonnées de l’époux que vous représentez (nom, prénom, adresse email).
L’acheminement par voie électronique est instantané et les délais légaux pourront courir plus rapidement, permettant ainsi d’accélérer la procédure de divorce par consentement mutuel ; de quoi satisfaire votre client.
De plus, avec l’envoi électronique, les preuves sont dématérialisées et restent identiques à celles d’un envoi papier, à savoir :
• Preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage)
• Preuve d’accusé de réception
• Preuve de refus
• Preuve de négligence.
L’ensemble de ces preuves ainsi que les courriers associés sont certifiés et accessibles à tout moment depuis votre espace AR24 et conservés sur nos serveurs sécurisés. Les données de votre client sont protégées ; seuls vous et votre destinataire aurez accès aux courriers et aux preuves. L’horodatage eIDAS garantit la preuve du contenu des courriers et des pièces jointes qui bénéficient d’une présomption de fiabilité ; ce qui n’est pas le cas avec un envoi recommandé papier.
Non seulement, ce mode d’envoi est fiable, sécurisé et rapide, mais est également économique. En effet, les avocats et les professionnels du droit bénéficient d’un tarif unique et pourront réduire leurs coûts d’envoi par deux, voire par cinq [1] par rapport à un envoi recommandé papier classique.
Bon à savoir : Préalablement à l’envoi de la convention de divorce, il sera nécessaire de recueillir le consentement de votre client. Celui-ci est obligatoire (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques) et devra être obtenu par écrit, à une date exacte. Pour cela, vous pourrez insérer une clause dans un contrat, une convention d’honoraires ou utiliser le gestionnaire de consentements développé par AR24 qui permet d’accélérer et de simplifier cette étape. En utilisant cette solution, une preuve de consentement pourra être générée.
De la réception au stockage en un clic de la convention de divorce pour les clients
a. La réception d’une LRE et l’identification du destinataire
Les avantages de ce mode d’envoi pour vos clients sont nombreux. L’époux pourra recevoir instantanément le projet de convention de divorce depuis n’importe quel appareil connecté à internet ; quel que soit le pays dans lequel il se trouve. Une notification envoyée par email l’informe qu’une lettre recommandée électronique acheminée par AR24 est en attente de réception. Il est alors invité à suivre un parcours de vérification d’identité à distance intuitif et hautement sécurisé. AR24 propose aux destinataires plusieurs solutions de vérification d’identité fiables et conformes aux règlements et décrets en vigueur (eIDAS, RGPD, LCB-FT, etc.) :
• L’identité Numérique la Poste qui permet aux destinataires d’accuser réception d’une LRE qualifiée en quelques clics seulement ; un réel gain de temps pour vos clients ;
• La Technologie de vérification d’identité développée par AR24 et éprouvée par l’ANSSI, permet d’accélérer la vérification d’identité à distance tout en restant hautement sécurisée ;
• L’utilisation d’un moyen d’identification qui permet de générer des codes à usage unique de manière illimitée (préconisée si votre client en possède déjà) ;
• L’utilisation d’une clé d’identification RGS** (clé REAL, clé e-barreau etc.), si le destinataire est un professionnel et qu’il en possède déjà.
Conformément au règlement eIDAS, l’ensemble des moyens d’identification mis à disposition des destinataires permettent une vérification d’identité à un niveau de confiance substantiel. Dans le cas où l’époux que vous représentez rencontrerait des difficultés au moment d’accuser réception de la convention envoyée par lettre recommandée électronique, il pourra bénéficier d’une assistance téléphonique gratuite auprès du service client d’AR24.
Dès lors que la vérification d’identité est approuvée, un second email informe votre destinataire qu’il peut désormais accéder à la convention de divorce. Il pourra, depuis cet email ou depuis son espace AR24, consulter son courrier, télécharger la convention en quelques secondes et la transférer dans son coffre-fort Digiposte pour qu’elle soit stockée gratuitement et sans limite de temps.
b. Le coffre-fort numérique Digiposte
Le transfert des courriers recommandés AR24 et des pièces jointes vers le coffre-fort Digiposte est possible.
Ce coffre-fort numérique permet de stocker gratuitement aussi longtemps qu’on le souhaite, de classer et de partager de manière sécurisée tous les documents importants ou confidentiels (documents juridiques, bancaires, d’assurance, bulletins de salaire, impôts, etc.).
Quel que soit le document stocké, il conservera sa valeur juridique. En effet, tous les documents stockés dans le coffre-fort Digiposte seront accessibles partout et tout le temps, uniquement par le titulaire du coffre-fort depuis n’importe quel appareil connecté à internet (smartphone, tablette, ordinateur) ; un réel gain de temps dans sa vie administrative et de quoi simplifier son quotidien.
Mais ce n’est pas tout, il pourra également constituer directement depuis son coffre-fort, un dossier administratif (renouvellement de carte d’identité, constitution d’un dossier de location ou de demande de prêt immobilier, etc.) et l’envoyer en quelques clics et de manière sécurisée à l’administration compétente ; une véritable révolution en matière de démarches administratives.
Pour encore plus de sécurité il sera également possible d’ajouter un niveau de sécurité supplémentaire permettant de protéger l’accès au coffre-fort numérique. De plus, Digiposte répond aux normes fixées par le marché français et par le Règlement Européen Général sur la Protection de Données. L’ensemble des documents sont stockés sur les serveurs hautement sécurisés de La Poste.
Vous l’aurez compris, les conventions de divorce par consentement mutuel pouvant représenter un petit volume de document, il sera idéal de permettre à vos clients de les recevoir par voie électronique et de pouvoir les stocker gratuitement et sans limite de temps dans leur coffre-fort sécurisé Digiposte.
c. La convention de divorce envoyée par LRE
A réception de la convention envoyée par lettre recommandée électronique AR24, l’époux disposera d’un délai de 15 jours de réflexion ; la preuve d’accusé de réception faisant courir ce délai (l’horodatage numérique des preuves fait foi au même titre que le cachet de la poste).
Dès lors que les 15 jours sont passés, la convention est signée en 3 exemplaires en présence des époux et des avocats respectifs.
En cas de signature électronique (via un procédé fiable d’identification), les mêmes conditions devront s’appliquer. Attention, le non-respect du délai de 15 jours pourra entrainer la nullité de l’acte.
Une fois que la convention de divorce est signée par les époux, elle sera transmise par l’un des avocats au notaire, dans un délai de 7 jours à compter de la date de signature. Une fois encore, il sera possible d’utiliser le courrier recommandé électronique.
Ce dernier vérifie que les mentions obligatoires figurent bien dans la convention et le respect du délai de réflexion de 15 jours. Si tel est le cas, la convention devient applicable et possède une force exécutoire. Autrement dit, elle aura la même valeur qu’un jugement rendu par le juge aux affaires familiales.
Enfin, les avocats adresseront une demande à la mairie du lieu du mariage en y joignant l’attestation de dépôt délivrée par le notaire pour mise à jour à l’état civil.
La procédure de divorce par consentement mutuel qui était déjà accélérée et simplifiée par la lettre recommandée électronique qualifiée est aujourd’hui encore plus optimisée grâce à l’alliance de ces deux prestataires de confiance français.
Vous accélérez et vous simplifiez vos procédures en envoyant vos conventions par voie 100% dématérialisée – Vous recevez la preuve de dépôt et de transmission quelques minutes après l’envoi. Du côté de votre client, celui-ci accuse réception directement sur sa boite email et peut conserver sa convention de divorce gratuitement et sans limite de temps dans son coffre-fort Digiposte. De multiples avantages pour vos procédures et pour vos clients.
Pour une utilisation encore plus optimale, vous pouvez intégrer la LRE AR24 à votre logiciel métier. L’intégration se fait dans le respect de vos protocoles de sécurité tout en s’adoptant à vos habitudes de travail. De l’envoi à la réception des documents juridiques, AR24 et Digiposte accompagnent les avocats et leurs clients dans leurs démarches administratives.
