1. Qu’est-ce qu’une clé Avocat ?
La clé Avocat est le dispositif d’accès utilisé pour le Réseau Privé Virtuel des Avocats. Mis en place sous le contrôle du Conseil National des Barreaux, ce réseau que l’on appelle aussi « e-barreau », est un espace sécurisé permettant aux avocats de communiquer entre eux ainsi qu’avec les différentes juridictions. Le réseau garantit la confidentialité des échanges et assure une protection renforcée des données transmises entre les professionnels du droit.
Plusieurs objectifs sont visés avec la mise en place de la clé Avocat comme :
- La fluidité des procédures et l’accélération du traitement des dossiers ;
- La traçabilité sécurisée des procédures ;
- L’amélioration de la gestion du rôle et des audiences de mises en état ;
- Etc.
Afin d’utiliser ce réseau, chaque avocat doit donc s’inscrire auprès de son barreau et demander une clé Avocat. Sécurisée, personnalisée et nominative, elle permet de s’authentifier et d’accéder au réseau. Ce certificat d’authentification contient notamment le numéro SIREN de l’avocat ou de sa structure juridique. Seuls les avocats et juridictions sont donc concernés par ce réseau et peuvent accéder à une clé électronique.
2. La lettre recommandée électronique, c’est quoi ?
La lettre recommandée électronique ou LRE est un dispositif d’échange dématérialisé. Tout comme son homologue papier, elle permet d’envoyer des courriers réglementés et de bénéficier de preuves à l’envoi et à la réception. L’expéditeur pourra ainsi s’assurer que sa lettre recommandée a bien été réceptionnée par son destinataire.
Encadrée par le règlement eIDAS en vigueur sur le sol européen, la lettre recommandée 100% dématérialisée dispose de la même valeur légale que son homologue papier à condition que cette dernière soit acheminée par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). Tel est le cas d’AR24, pionnier du recommandé digital en France et qui achemine plus de 200 000 LRE par mois.
Conformément au règlement eIDAS, AR24 permet une identification de l’expéditeur à un degré de confiance élevé ; votre clé Avocat vous assure ce degré de confiance et sécurise vos échanges. Quant au destinataire, celui-ci s’identifie à un degré de confiance substantiel ; une clé Avocat, un identifiant LRE (codes à usage unique) ou l’identification vidéo unique d’AR24 pourra permettre d’obtenir ce degré de confiance.
L’envoi est donc parfaitement sécurisé grâce au respect des réglementations en vigueur, mais aussi juridiquement viable en cas de contestation grâce à la présence de l’accusé de réception.
Par ailleurs, il sera possible de présenter une preuve de contenu du courrier ainsi que des pièces jointes en cas de litige avec votre destinataire. Aujourd’hui, la lettre recommandée électronique est le seul recommandé pouvant vous apporter de telles garanties juridiques ; cela est possible grâce à l’horodatage électronique qualifié.
3. Quelles sont les situations dans lesquelles vous pouvez envoyer une LRE ?
En tant qu’avocat vous pouvez utiliser une lettre recommandée électronique dans toutes les situations où vous avez l’habitude d’utiliser un courrier recommandé papier (LRAR).
De nombreux professionnels du droit et avocats utilisent la LRE AR24 pour :
• L’envoi des projets de convention de divorce par consentement mutuel ;
• L’envoi des courriers dans le cadre d’une procédure de licenciement ;
• L’envoi des convocations aux associés ou aux actionnaires lors des assemblées générales ;
• Etc.
Qui plus est, ce sont tous les documents sensibles et autres pièces confidentielles qui peuvent aussi être envoyés par lettre recommandée électronique. Cela permettra de gagner un temps précieux par rapport à la lettre recommandée papier classique.
4. Envoyer une LRE avec sa clé Avocat : comment ça marche ?
AR24 peut s’utiliser de différentes façons. Soit depuis le site ar24.fr en vous connectant à votre espace personnel, soit depuis votre logiciel métier. Une fois connecté à votre compte que ce soit par API ou en ligne depuis le site AR24, vous devez vous identifier au moyen de votre clé Avocat.
L’identification est simple et rapide, il vous suffit pour cela de brancher votre clé et de saisir son code pin. Si vous ne possédez pas de clé Avocat, vous avez la possibilité de commander un identifiant LRE directement depuis votre espace AR24 ; cet identifiant permet de générer des codes à usage unique et de façon illimitée.
Vous êtes ensuite amené à entrer les informations concernant votre destinataire. Ensuite, vous pourrez écrire le contenu de votre courrier et ajouter les éventuelles pièces jointes. L’envoi de la lettre recommandée électronique est instantané, ce qui vous permet de recevoir immédiatement la preuve de dépôt et d’envoi. Celle-ci est équivalente à l’avis de passage lors d’un envoi papier et permet de faire courir les délais légaux dans de très nombreuses situations.
Le destinataire reçoit alors sur sa boite email une notification et peut accepter ou refuser le courrier recommandé électronique qui lui a été adressé. L’expéditeur de son côté, en fonction de la réponse du destinataire, recevra soit une preuve d’accusé de réception, soit une preuve de refus.
Bon à savoir :
En cas d’ignorance du courrier recommandé électronique, l’expéditeur reçoit alors une preuve de négligence. A savoir que si le courrier reste ignoré par le destinataire ou bien si celui-ci est refusé par ce dernier, la procédure suivra son cours comme cela aurait été le cas lors d’un envoi papier. En effet, la preuve de dépôt et d’envoi fait foi au même titre que l’avis de passage.
Par exemple, dans le cadre d’une notification de licenciement envoyée par LRE, ignorer le courrier recommandé n’a pas pour effet de suspendre ou d’interrompre la procédure de licenciement en cours. Il ne sera donc pas nécessaire de renvoyer une LRE ou de doubler votre envoi avec une LRAR papier.
Par ailleurs, toutes les preuves ainsi que les lettres recommandées électroniques envoyées sont conservées sur nos serveurs français et accessibles à tout moment pendant 10 ans.
Bon à savoir :
Dans le cadre de vos envois adressés à des destinataires particuliers ou aux administrations, il sera nécessaire de recueillir leur consentement avant de les notifier par LRE (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Cette étape indispensable permet de vérifier l’adresse email de votre destinataire et de vous assurer qu’il soit bien en mesure d’accuser réception de sa lettre recommandée électronique.
Pour cela, vous pouvez ajouter une clause de consentement dans une convention d’honoraires ou dans tout document contractuel ou encore utiliser le gestionnaire de consentements d’AR24 qui permet de recueillir le consentement de vos destinataires en quelques clics seulement et d’obtenir une preuve de consentement.
Quel que soit le moyen utilisé, il est impératif de recueillir ce consentement par écrit et à une date exacte. Pour les destinataires professionnels, cette étape est seulement facultative.
Accélérez dès maintenant vos procédures tout en réalisant des économies conséquentes grâce à la lettre recommandée électronique AR24 ; 2 à 5 fois moins cher que le recommandé papier classique, son tarif est unique et sans surcoût, permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit leur format.
Plus de 14 000 avocats et plus de 60000 Notaires font confiance à AR24 pour l’envoi de leurs notifications réglementées.
Et vous ? Créez votre compte AR24 gratuitement pour envoyer vos premières LRE.
