La copropriété, de quoi parle-t-on ?
La copropriété constitue : « tout immeuble bâti ou groupe d’immeubles bâtis à usage total ou partiel d’habitation dont la propriété est répartie par lots entre plusieurs personnes.
Le lot de copropriété comporte obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes, lesquelles sont indissociables. »
Comme le rappelle la Cnil, l’administration d’une copropriété repose sur trois acteurs principaux :
le syndicat des copropriétaires, composé de l’ensemble des copropriétaires qui prennent les décisions en rapport avec la gestion de la copropriété et qui se réunissent en Assemblée générale ;
le conseil syndical, composé de certains copropriétaires qui assiste et contrôle la gestion du syndic ;
le syndic qui est en charge de l’administration de la copropriété.
Chaque organe de la copropriété doit respecter le principe de sécurité et de confidentialité prévu par le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD »).
La transmission des informations au sein de la copropriété.
Chaque copropriétaire doit pouvoir accéder aux informations qui lui sont : « nécessaires et en fonction de son rôle au sein de la copropriété ».
• la transmission du syndic au conseil syndical.
Comme l’a évoqué la Cnil, le syndic doit, en vertu de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, transmettre des documents relatifs à l’administration de la copropriété au conseil syndical.
Il doit : « veiller à ne communiquer les données essentielles à l’accomplissement de leurs missions » et leur rappeler : « l’importance et la nécessité de respecter la confidentialité des informations transmises dans le cadre de leurs fonctions. »
• la transmission du syndic aux copropriétaires.
Lorsque des dispositions législatives ou règlementaires le permettent, le syndic doit mettre à disposition et par « simple » consultation des « documents relatifs à la copropriété » à l’ensemble des copropriétaires, sans en fournir la copie.
Ces documents sont diverses et peuvent concerner par exemple les feuilles de présence ou les procès-verbaux, etc.
L’obligation applicable à cette consultation ne peut être refusée par le syndic en invoquant le règlement européen car sa base légale est l’accomplissement d’une obligation légale.
Enfin, la Cnil rappelle que le syndic peut permettre la consultation des pièces justificatives des charges de copropriété dans ses locaux mais « ces pièces n’étant pas définies de façon exhaustive par les textes », le syndic : « doit veiller au respect de la vie privée des autres personnes concernées et particulièrement des salariés. »
• la transmission des informations du syndic à des tiers extérieurs à la copropriété et aux associations d’usages ou de consommateurs.
En principe, la transmission des données personnelles à des tiers est interdite.
La Cnil rappelle qu’il existe trois situations dans lesquelles : « l’obligation de confidentialité imposée à l’activité de syndic peut être levée :
lorsqu’une loi ou un règlement l’oblige ou l’autorise à communiquer des informations ;
lorsque les personnes concernées donnent leur accord à la transmission ;
dans le cadre d’une procédure pour l’exercice de leur défense en matière judiciaire ou disciplinaire.
Si aucun texte ne le prévoit, le syndic ne peut donc pas communiquer à des tiers, les données personnelles relatives à des copropriétaires : « sauf si ces derniers ont préalablement consenti à cette transmission. »
Une association d’usagers ou de consommateurs peut parfois demander au syndic d’accéder à certaines informations relatives aux copropriétaires.
La Cnil précise dans ce cas que les règles applicables à la communication d’informations à des tiers s’imposent lorsqu’il s’agit d’associations d’usagers ou de consommateurs.
Sur ce point, la Cnil a publié un guide pratique autorisés demandent la transmission de certaines données.
• la transmission des informations des membres du conseil syndical aux copropriétaires.
Enfin, la Cnil rappelle que : « les membres du conseil syndical ne peuvent utiliser les données relatives aux copropriétaires seulement dans le cadre du mandat qui leur a été confié. »
Ils doivent donc respecter les principes de sécurité et de confidentialité prévus par le RGPD en « ne communiquant les informations obtenues et leurs missions à d’autres copropriétaires ou habitants de l’immeuble que si cela s’avère nécessaire. »
La prospection commerciale par le syndic.
La Cnil précise que lorsque le syndic effectue d’autres activités économiques : « les données personnelles utilisées dans le cadre d’une gestion administrative et financière de la copropriété, ne doivent pas faire l’objet d’un traitement au service d’une prospection commerciale. »
La Cnil précise que si une opération de prospection commerciale est effectuée par le syndic, « il est nécessaire de recueillir le consentement des copropriétaires » car :
l’objectif ou la finalité de la prospection n’est pas compatible avec l’objectif initial de la collecte des données ;
la prospection par voie électronique (courriels, SMS, etc.) nécessite le consentement des copropriétaires.
La répartition des responsabilités entre les acteurs de la copropriété en matière de données personnelles.
Rappelé par la Cnil, « lorsqu’un texte impose au syndic de collecter et/ou de traiter des données personnelles, il est alors considéré comme responsable du traitement et doit donc veiller au respect des règles concernant l’utilisation qui est faite de ces données ».
C’est notamment le cas pour :
la mise en place d’un accès en ligne aux documents dématérialisés de la copropriété supposant l’utilisation des identifiants et mots de passe des copropriétaires (article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
l’établissement de la liste des copropriétaires dans le cadre de la gestion administrative de la copropriété (article 32 du décret du 17 mars 1967.) »
Dans cette situation, le syndic doit :
« informer les personnes concernées des raisons le conduisant à traiter des données personnelles en précisant les caractéristiques du traitement ;
être en mesure de leur permettre d’exercer leurs droits. »
La Cnil précise que si la mise en œuvre d’une décision du syndicat des copropriétaires nécessite l’utilisation de données personnelles, les responsabilités devront être définies au cas par cas, selon le rôle de chacun dans la détermination de l’objectif et des moyens de ce traitement.
La simplification et la dématérialisation de la gestion de la copropriété.
Dans son dernier rappel, la Cnil précise que : « les échanges au sein de la copropriété se voient simplifiés et dématérialisés grâce aux différentes mesures prévues par la Loi évolution du logement, de l’aménagement et du numérique (ci-après, loi « ELAN ») telles que la tenue des assemblées générales à distance ou encore l’extranet de la copropriété. »
• la tenue de l’assemblée générale des copropriétaires à distance.
Les copropriétaires peuvent désormais participer à l’assemblée générale à distance : « par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. »
Il est toutefois nécessaire pour le syndic de : « veiller à choisir des outils respectueux de la vie privée des copropriétaires en évitant notamment, ceux qui :
collectent un volume important d’informations ;
intègrent des « traceurs publicitaires » pouvant, par exemple, collecter à l’insu des utilisateurs des informations d’utilisation de leur smartphone ou ordinateur ;
compromettent la sécurité du matériel informatique des personnes concernées. »
Pour assurer la protection des données personnelles, la Cnil rappelle qu’il est important que : « des mesures soient prises si les outils utilisés sont proposés par une entreprise située en dehors de l’Union européenne (ci-après « UE ») et susceptible d’entraîner des transferts de données personnelles vers des pays en dehors de l’UE. »
• l’extranet de la copropriété.
La mise en place d’un extranet de la copropriété : « impose au syndic professionnel de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble, qui puisse garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées. »
