L’immatriculation des véhicules d’entreprise
Lorsqu’un véhicule est employé à des fins professionnelles ou commerciales, il est obligatoire de l’immatriculer au nom de l’entreprise. Cette mesure s’applique également pour les véhicules qui servent aux déplacements ou aux livraisons de marchandises pour une société. Les chefs d’entreprise doivent passer pour cela par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Cet organisme public prend en charge toutes les demandes de titres administratifs en France, aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises. En se connectant au portail carte grise pour les professionnels, il est possible de faire une demande d’immatriculation pour des véhicules de société.
Avec la réforme Plan Préfectures Nouvelle Génération datant de 2017, toutes ces démarches se font aujourd’hui exclusivement en ligne. La création d’un compte ANTS PRO est nécessaire pour une première demande. Bien entendu, le conducteur d’une voiture de service devra être muni d’un permis de conduire professionnel. Dans le cadre d’un voyage d’affaires, un passeport professionnel sera requis.
Une utilisation dans le cadre professionnel
Un véhicule de société ne peut pas être utilisé en permanence par les salariés ou les dirigeants. Son recours se limite aux seuls déplacements professionnels. Il faut voir un véhicule de société comme un pur outil professionnel, dont l’utilisation n’est possible que pour les déplacements en lien direct avec l’activité de l’entreprise. Un salarié ne pourra pas utiliser une voiture de société en dehors des heures de travail, pendant des jours de RTT ou durant des congés payés. Pour plus de clarté sur ce point, il est recommandé d’instaurer une charte ou de diffuser une note de service qui rappelleront le bon usage de ces véhicules.
Plusieurs équipements sont obligatoires dans ce type de véhicule. Depuis 2012, chaque voiture de société doit posséder un éthylotest en vertu du décret n° 2012-284. Il est préférable d’en avoir au moins deux à tout moment, non utilisés et dont la date de péremption n’est pas dépassée. Depuis 2008, le triangle de signalisation et le gilet de sécurité sont là aussi obligatoires. Si le véhicule doit être immobilisé, le conducteur devra porter le gilet pour être visible sur la route. En cas de panne, le triangle de signalisation se place à au moins 30 mètres de la voiture à l’arrêt. Les véhicules de transport et les poids lourds doivent également comporter un extincteur en état de marche.
La taxe annuelle sur les véhicules de société
Pour tous les véhicules professionnels, les dirigeants sont soumis à l’obligation de payer la taxe annuelle sur les véhicules de société. Cette taxe ne concerne pas les entreprises individuelles et les micro-entreprises. Le montant de la taxe fait l’objet d’un calcul par trimestre qui dépend du barème écologique du véhicule, estimé en fonction de son taux d’émission de CO2 (pour les véhicules en service depuis 2006) ou de sa puissance fiscale (pour ceux datant d’avant 2006). La somme à payer varie aussi selon le type de carburant (essence ou gazole).
Pour faire des économies en la matière, surtout dans le cas d’une flotte regroupant de nombreux véhicules, les chefs d’entreprise ont tout intérêt à privilégier les véhicules propres. Les engins électriques, hybrides, fonctionnant au gaz naturel ou au superéthanol peuvent faire l’objet d’exonérations totales ou partielles selon les cas, et ce pour une durée de trois ans.
Entretien, assurance et infractions
Qu’il s’agisse de l’assurance, du carburant, de l’entretien ou des réparations, tous les frais relatifs à l’utilisation du véhicule sont à la charge de l’employeur uniquement. Il est considéré comme légalement responsable en cas d’accident causé par un défaut d’entretien. La charte doit indiquer les opérations qui incombent aux salariés, comme le contrôle des niveaux et de la pression des pneus. Des procédures sont aussi à respecter pour le dépôt du véhicule au garage. Depuis 2017, la loi impose aux employeurs de désigner le salarié en faute en cas d’infraction au code de la route. Il devra régler l’amende lui-même et pourra se voir retirer des points sur son permis.
La législation en vigueur demande la plus grande vigilance aux entreprises pour la gestion de leurs véhicules de société. Une immatriculation spécifique est à mettre en place, de même qu’une utilisation strictement limitée aux activités professionnelles de l’entreprise. Les obligations imposées tant aux dirigeants qu’aux salariés garantissent un fonctionnement plus clair de ces véhicules, en permettant à la fois de réduire les risques d’accident et de déterminer les responsabilités en cas d’infraction.
