Quels sont les principaux registres obligatoires du personnel ?
Dès l’embauche de leur premier salarié, les employeurs doivent gérer plusieurs registres du personnel obligatoires, à savoir :
- Le registre unique du personnel
Obligatoire dès la première embauche, le registre unique du personnel répertorie des informations détaillées sur chaque employé : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie... Pour tenir ce registre à jour, les employeurs optent pour un logiciel de gestion du personnel, capable de centraliser, gérer et garder un historique des informations des collaborateurs. - Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Obligatoire dans toute entreprise, le DUERP doit être accessible à tous les acteurs liés à l’entreprise, tant internes qu’externes. Son but ? Evaluer les risques professionnels, et aider l’employeur à garantir la santé et la sécurité des collaborateurs. - Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Depuis son instauration le 1er avril 2014, ce registre enregistre par écrit toutes les alertes liées à un risque grave pour la santé publique ou l’environnement, en accord avec l’article L4133-1 du Code du travail. - Le registre du Comité Social et Économique (CSE)
Remplaçant le registre des délégués du personnel en 2020, ce document recense les demandes des membres du CSE ainsi que les réponses de l’employeur. De plus, il doit être accessible aux collaborateurs, à l’inspecteur du travail, et aux membres du CSE.
Quelles sont les obligations pour l’employeur ?
Ce document doit être tenu dès l’embauche du premier salarié de l’entreprise.
Quels sont les salariés concernés ?
Chaque employé, qu’il soit en CDI ou en CDD, doit être inscrit sur le registre unique du personnel. Ceci s’applique également aux :
● salariés de nationalité étrangère ;
● jeunes travailleurs en apprentissage ou en professionnalisation ;
● volontaires en service civique ;
● salariés intérimaires ;
● travailleurs à domicile.
Qu’en est-il des stagiaires ?
La présence de stagiaires dans l’entreprise doit également être notée. Gardez à l’esprit que les stagiaires doivent être inscrits par ordre d’arrivée, avec leurs noms et prénoms, dans une section spécifique du registre.
Quelles mentions obligatoires doit-il contenir ?
Outre les noms et prénoms des salariés, le registre du personnel obligatoire doit contenir diverses informations obligatoires sur chaque collaborateur :
● Identité du salarié : noms et prénoms, inscrits indélébilement et par ordre chronologique d’embauche ;
● Détails personnels : nationalité, date de naissance, sexe ;
● Informations professionnelles : emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
● Autorisations : en cas de besoin d’autorisation d’embauche ou de licenciement, mentionner la date de cette autorisation ou de la demande.
Par ailleurs, certaines situations nécessitent l’inclusion de mentions spécifiques, notamment dans le cas des travailleurs étrangers, ou encore des salariés en CDD.
Quelle forme doit-il prendre ?
Ne requérant aucun format spécifique, le registre unique du personnel peut être tenu sur papier, ou sous forme électronique. L’important est que le support choisi assure les mêmes garanties de contrôle et de suivi qu’un registre papier traditionnel.
Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?
En cas de non-conformité – absence de registre, informations erronées ou incomplètes – l’employeur s’expose à une amende de 750 euros pour chaque salarié affecté par cette négligence.
