1. Les préalables indispensables : un socle solide pour prévenir les impayés.
Pour réduire les risques d’impayés, tout commence par la mise en place de bases solides dès l’engagement avec le client :
Une convention d’honoraires claire et signée : Ce document est essentiel pour établir les règles du jeu dès le départ. Il doit détailler les prestations, les coûts, les modalités de paiement (en une fois, par échéances) et prévoir des pénalités en cas de retard.
Un système de facturation rigoureux : Les factures doivent être précises, compréhensibles, et émises en temps voulu. Elles doivent inclure les coordonnées du client, le montant exact des prestations et la date d’échéance
Une communication claire dès l’ouverture du dossier : Accompagnez la convention d’honoraires et la première facture d’un courrier d’ouverture. Ce courrier sert à formaliser les engagements et les informations importantes. Il peut inclure un rappel des échéances de paiement et des conditions générales, pour éviter toute ambiguïté.
Ces trois éléments permettent de poser les fondations d’une relation client saine, dans le respect des règles déontologiques.
2. Mettre en place un processus de relance structuré.
Même avec de solides bases, certains clients peuvent rencontrer des difficultés ou manquer à leurs engagements.
Un processus de relance organisé est alors indispensable :
À l’échéance de la facture (J) : Rappelez poliment au client que la date limite de paiement est arrivée. Un simple email peut suffire à déclencher une régularisation.
J+7 : Si aucun règlement n’est intervenu, effectuez une première relance amicale par email. Cette relance doit être cordiale et rappeler les modalités de paiement prévues.
J+14 : Envoyez une seconde relance écrite, légèrement plus formelle. Restez professionnel, mais insistez sur l’importance de régulariser rapidement la situation.
J+30 : Effectuez un appel téléphonique (calling) pour rappeler la facture en suspens. Cet échange humain peut souvent débloquer des situations complexes. Précédez cet appel d’un dernier rappel écrit.
Au-delà de 30 jours : Si aucune solution n’a été trouvée, envoyez une mise en demeure par courrier recommandé. Ce document officiel marque le passage à une phase plus formelle et prépare, si nécessaire, une procédure de taxation des honoraires.
Toutes ces étapes doivent être consignées dans un tableau ou un calendrier de suivi, afin de garder un historique précis des démarches. Cela facilitera également la gestion d’éventuels litiges ou contentieux.
3. Une montée en intensité : de l’amical au formel.
Un bon processus de relance suit une approche progressive. Commencez par des relances amicales, qui préservent la relation de confiance avec le client, puis évoluez vers des démarches plus formelles si la situation ne se régularise pas. Cette montée en intensité, allant du rappel informel à la mise en demeure, montre votre sérieux tout en respectant vos obligations déontologiques.
4. Conclusion : une stratégie proactive pour un cabinet pérenne.
Le recouvrement des honoraires ne doit pas être perçu comme une contrainte, mais comme un levier pour assurer la stabilité financière de votre cabinet. En mettant en place des pratiques rigoureuses dès l’ouverture du dossier et en adoptant un processus de relance structuré, vous protégez à la fois vos intérêts et ceux de vos clients.
Rappelez-vous : la clé réside dans l’équilibre entre rigueur et bienveillance. Une gestion anticipée des échéances, associée à des relances adaptées, permet non seulement de limiter les impayés, mais aussi de renforcer la confiance entre vous et vos clients.
