Pour des raisons pratiques, il est fréquent que l’exécutif local sollicite certains agents de l’administration communale, au premier rang desquels se trouvent les secrétaires de mairie et les directeurs généraux des services (DGS) pour assister aux conseils municipaux, à la même table que les élus.
Ainsi, il arrive que le secrétaire de Mairie soit chargé de l’élaboration du procès-verbal de la réunion du conseil municipal, ou que le DGS soit appelé à informer les élus sur certaines questions relatives à la vie de la Commune.
Peut alors se poser la question de la légalité d’une telle participation de personnes non élues aux conseils municipaux.
Pour répondre à cette question, il est tout d’abord possible de se référer aux termes de l’article L.2121-18 du Code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « les séances des conseils municipaux sont publiques ».
Sur ce fondement et sauf exception où le conseil municipal est amené à se réunir à huis clos, toute personne extérieure au conseil municipal (habitants de la Commune, représentants d’associations, etc.) peut librement assister à ses réunions.
Les agents communaux et, notamment, le secrétaire de mairie ou le DGS peuvent, ainsi, assister aux réunions des conseils municipaux, comme tout un chacun, dans le public.
Cela étant, la jurisprudence administrative a pu juger que ces agents de la Commune peuvent, également, avoir un rôle actif lors des réunions des conseils municipaux, en y exerçant notamment les fonctions d’auxiliaire du secrétaire de séance.
Ainsi, l’article L.2121-15 du code général des collectivités territoriales dispose que :
« au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire. Il peut adjoindre à ce ou ces secrétaires des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations ».
Sur ce fondement, le secrétaire de mairie ou le directeur général des services est susceptible d’assister aux séances du conseil municipal, en qualité d’auxiliaire du secrétaire de séance et, partant, de jouer un rôle actif lors de la réunion du conseil.
Cantonné à ce rôle, l’agent communal devra toutefois veiller à ne pas intervenir dans les débats et à ne pas participer aux votes.
En effet, toute intervention d’un tiers aux débats constituerait un vice de procédure susceptible d’être soulevé devant les juridictions administratives, de nature à entraîner l’annulation des délibérations votées au cours du conseil municipal.
En pratique, la jurisprudence s’attache à déterminer si l’intervention du représentant de l’administration communale lors des échanges entre les conseillers municipaux a été, ou non, de nature à avoir une influence sur le sens des débats et de la décision, compte tenu des circonstances dans lesquelles elle est intervenue.
Ainsi, le Conseil d’Etat a pu juger que la fourniture de renseignements au conseil municipal, par le secrétaire de mairie, concernant les modalités d’acquisitions ou d’échanges de terrains n’est pas de nature à entraîner l’annulation de la délibération votée, l’agent s’étant contenté de présenter des éléments factuels qui n’ont pas eu d’influence sur le vote.
Malgré cette solution jurisprudentielle (au demeurant contestable dans la mesure où la présentation d’éléments, même factuels, par le secrétaire de mairie a, nécessairement, une influence sur le vote des conseillers municipaux), les fonctionnaires amenés à assister aux réunions des conseils municipaux devront veiller à y intervenir le moins possible, la question de l’influence de leurs interventions étant, par nature, soumise à l’appréciation souveraine des Juges.
