Les répondants à notre sondage exercent en très grande majorité (77 %) au sein de petites structures, comprenant entre 1 et 3 personnes. 62 % d’entre eux ont recours à l’externalisation des activités de secrétariat juridique.
Voici les fréquences d’usage du secrétariat juridique externalisé :
61 % y ont recours tous les jours ;
25 % plusieurs fois par semaine (pendant les audiences, rendez-vous…) ;
12 % ponctuellement, en cas d’absence de la personne en charge du secrétariat.
En ce qui concerne les tâches confiées au secrétariat juridique externalisé, les pratiques diffèrent d’une structure à l’autre, en fonction de ses besoins.
Mais, de manière générale, la prise en charge des appels entrants est l’une des principales activités confiées au prestataire (64 %), avant la prise de rendez-vous (35 %).
La frappe des documents courriers, le classement et l’archivage des dossiers sont également concernés.
Ponctuellement, il s’agit d’externaliser la gestion de tâches récurrentes et standardisées telles que les mises en demeure, les invitations à un règlement amiable, etc.
Parmi ceux qui n’ont pas recours aux services externalisés de secrétariat juridique, 32% pourraient envisager d’y recourir en cas de surcroît d’activité, 26% en cas de besoin de remplacement des personnes salariées, le tout, majoritairement, pour la prise en charge des appels entrants (76 %).
Quatre retours d’expérience positifs de l’externalisation sont principalement mis en avant par nos répondants :
La facilité et la rapidité de la mise en place (75 %) ;
Le fait que les clients apprécient de ne pas tomber sur un répondeur (73 %) ;
La possibilité de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée (63 %) ;
Le coût du service (37 %).
Le prestataire de secrétariat juridique externalisé est en grande majorité (68 %) choisi grâce au bouche-à-oreille, tant il est vrai que l’assurance de qualité du service est importante pour ce sujet. On peut aussi demander à un prestataire envisagé quelques références de confrères, et pourquoi pas, l’ancienneté de leur collaboration.
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