Moment clé de la vie d’une entreprise ou des organisations devant tenir des assemblées générales, l’AG annuelle est censée être un moment de partage, de bilan et de projection vers le futur, en plus d’être une obligation légale de transparence. Mais c’est aussi, souvent, un problème de mobilisation, un processus fastidieux et une organisation un peu lourde et coûteuse.
Comment lui redonner ses lettres de noblesse et en faire un moment clé de l’entreprise, bien vécu par tous et même intégrer des pratiques RSE de plus en plus demandées ?
Les obligations légales d’organisation des AG en 2024.
Depuis la Loi du 22 janvier 2022, les entreprises en France ont la flexibilité d’organiser leurs assemblées générales (AG) en format hybride, présentiel ou à distance, indépendamment des clauses statutaires contraires.
Il restera à choisir le mode le plus adapté (100% présentiel / 100% distanciel / hybride) en sécurisant bien à l’avance les outils et en se formant à de nouvelles pratiques.
Il est très probable que l’hybride sera le modèle dominant à moyen terme, mais ne croyez pas que la dématérialisation des AG ne concerne que la visio-conférence ou un quelconque « suivi en ligne à distance », c’est bien plus élaboré. L’intérêt part de la gestion des convocations et s’étend jusqu’à l’envoi des résolutions votées.
Les nouveaux enjeux de la tenue des Assemblées générales.
Selon une enquête Wolters Kluwer (« Organisation des Assemblées Générales : quelles tendances pour 2024 ? »), si « seulement 9% des organisations avaient des processus fortement digitalisés avant la crise, ce chiffre a significativement augmenté jusqu’à 19% en 2023 » et « plus de 50% des participants à l’enquête annoncent vouloir mettre en place de nouveaux outils pour une gestion fortement digitalisée de leurs Assemblées générales d’ici 3 ans ».
En réalité, il y a fort à parier que tout cela aille plus vite, car les enjeux vont croissants, et en voici cinq :
Le gain de temps : les organisateurs en manquent souvent pour ce qui est le plus important, « clarifier le sens de tout ça ». Pour redonner de la valeur à l’AG, gagnez du temps !
La sécurité des données, personnelles et financières, mais aussi la sécurité de la relation (bien convoquer, gérer les mandats, s’assurer que personne n’a été oublié ni trop peu relancé, etc) sont incontournables. Les contentieux en la matière augmenteront et sont chronophages ! En plus de la mauvaise image d’une mauvaise procédure…
Le coût : économie de temps, mais aussi économie d’envois postaux (dont le tarif augmente rapidement ces dernières années (+8% de 2023 à 2024 par exemple), économie d’organisation… Bien convoquer et réunir les actionnaires, oui, mais gaspiller, non !
La RSE : il sera de moins en moins crédible d’ajouter dans votre présentation d’AG un moment sur la RSE si vous n’avez pas montré concrètement que vous avez tenu compte du « poste déplacements AG », qui pour certains peut s’avérer lourd en terme environnemental… et mal vécu si obligatoire ou presque. Ce n’est plus seulement un sujet de modernité.
L’inclusion : donner tous les moyens d’accès à l’information comptable, financière et à vos projets, c’est prendre soin de la communauté que représentent vos actionnaires ou membres. Ces personnes peuvent être les membres actifs de demain, vos personnes-ressource un jour, ou tout simplement vos ambassadeurs… Chouchoutez-les – et pas seulement par un cocktail.
La « Digitalisation » des AG, l’opportunité du « Distanciel », mais pas seulement.
La digitalisation des AG, c’est la transformation des réunions d’assemblée générale en utilisant des outils numériques et des technologies pour rendre le processus plus efficace, transparent et accessible (ah, le quorum difficile à obtenir, vous connaissez…). Cela concerne toutes les entreprises, les organisations ou les institutions qui tiennent des assemblées générales périodiques pour prendre des décisions importantes, discuter de questions stratégiques ou élire des représentants… Mais encore plus toutes celles qui ont des actionnaires ou porteurs de parts sur une large zone géographique, ou très nombreux. Une entreprise avec un fort taux de participation à l’AG, c’est bon signe !
Il ne s’agit pas de rendre systématiquement une AG « 100% distancielle », mais d’utiliser les outils numériques pour fluidifier les processus avant l’AG, pendant et même après.
Au programme, fluidité, accélération, rationalisation du temps et des coûts, meilleure conformité et transparence…
Tout cela peut s’envisager par le recours à des méthodes et plateformes en ligne pour la préparation de l’AG et la gestion des convocations et votes à distance ou par procuration, par email ou courrier papier, pour la tenue de l’AG elle-même (émargements, accès simultané sur place et à distance, interactions en direct, visioconférence), pour la gestion des documents (consultation, par un certain public, archivage et sécurisation) et même la publication des résultats des votes. Le tout en proposant un haut nouveau de sécurité et de confidentialité.
Ou comment déplacer la charge mentale d’organisation… vers des logiciels.
Les solutions qui peuvent vous aider.
Nous avons interrogé le marché, et les prestataires ont répondu à un questionnaire simple. Ces informations sont déclaratives de leur part.
Il est encore temps pour 2024 (et a fortiori pour la suite) de les contacter pour vos AG... Voici ci-dessous le dossier complet, à lire en ligne ou télécharger librement.
Bonnes AGs ! Et n’hésitez-pas à nous signaler et partager vos bonnes pratiques digitales en commentaire à cet article.
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