Moment clé de la vie d’une entreprise ou des organisations devant tenir des assemblées générales, l’AG annuelle est censée être un moment de partage, de bilan et de projection vers le futur, en plus d’être une obligation légale de transparence. Mais c’est aussi, souvent, un problème de mobilisation, un processus fastidieux et une organisation un peu lourde et coûteuse.
Comment lui redonner ses lettres de noblesse et en faire un moment clé de l’entreprise, bien vécu par tous et même intégrer des pratiques RSE de plus en plus demandées ?
Les obligations légales d’organisation des AG en 2025.
Depuis la Loi du 22 janvier 2022, les entreprises en France ont la flexibilité d’organiser leurs assemblées générales (AG) en format hybride, présentiel ou à distance, indépendamment des clauses statutaires contraires.
La loi « Attractivité » du 13 juin 2024 est arrivée, elle, pour faciliter la tenue d’assemblées générales dématérialisées dans les Sociétés Anonymes, SARL, sociétés en nom collectif et sociétés civiles.
Il restera à choisir le mode le plus adapté (100% présentiel / 100% distanciel / hybride) en sécurisant bien à l’avance les outils et en se formant à de nouvelles pratiques.
Il est très probable que l’hybride sera le modèle dominant à moyen terme, mais ne croyez pas que la dématérialisation des AG ne concerne que la visio-conférence ou un quelconque « suivi en ligne à distance », c’est bien plus élaboré. L’intérêt part de la gestion des convocations et s’étend jusqu’à l’envoi des résolutions votées, en cherchant gain de temps et optimisation...
- Qui s’occupe des AG ? Plus de professions que l’on ne le croît !
Source "L’organisation et la digitalisation des Assemblées Générales 2025", par Wolters Kluwer.
Les nouveaux enjeux de la tenue des Assemblées générales.
Selon une enquête Wolters Kluwer (« L’organisation et la digitalisation des Assemblées Générales 2025 »), « iIl y a 3 ans, seulement 6 % des organisations avaient adopté une forte digitalisation des Assemblées Générales. Aujourd’hui, ce chiffre a progressé pour atteindre 13 %, tandis que 40 % évaluent leur niveau comme "moyennement digitalisé ».
En réalité, il y a fort à parier que tout cela aille plus vite, car les enjeux vont croissants, et en voici cinq :
Le gain de temps : les organisateurs en manquent souvent pour ce qui est le plus important, « clarifier le sens de tout ça ». Pour redonner de la valeur à l’AG, gagnez du temps sur les tâches répétitives !
La sécurité des données, personnelles et financières, mais aussi la sécurité de la relation (bien convoquer, gérer les mandats, s’assurer que personne n’a été oublié ni trop peu relancé, etc) sont incontournables. Les contentieux en la matière augmenteront et sont chronophages ! En plus de la mauvaise image d’une mauvaise procédure…
Le coût : économie de temps, mais aussi économie d’envois postaux (dont le tarif augmente rapidement ces dernières années (+8% de 2023 à 2024 par exemple), économie d’organisation… Bien convoquer et réunir les actionnaires, oui, mais gaspiller, non !
La RSE : il sera de moins en moins crédible d’ajouter dans votre présentation d’AG un moment sur la RSE si vous n’avez pas montré concrètement que vous avez tenu compte du « poste déplacements AG », qui pour certains peut s’avérer lourd en terme environnemental… et mal vécu si obligatoire ou presque. Ce n’est plus seulement un sujet de modernité.
L’inclusion : donner tous les moyens d’accès à l’information comptable, financière et à vos projets, c’est prendre soin de la communauté que représentent vos actionnaires ou membres. Ces personnes peuvent être les membres actifs de demain, vos personnes-ressource un jour, ou tout simplement vos ambassadeurs… Chouchoutez-les – et pas seulement par un cocktail.
La « Digitalisation » des AG, l’opportunité du « Distanciel », mais pas seulement.
La digitalisation des AG, c’est la transformation des réunions d’assemblée générale en utilisant des outils numériques et des technologies pour rendre le processus plus efficace, transparent et accessible (ah, le quorum difficile à obtenir, vous connaissez…). Cela concerne toutes les entreprises, les organisations ou les institutions qui tiennent des assemblées générales périodiques pour prendre des décisions importantes, discuter de questions stratégiques ou élire des représentants… Mais encore plus toutes celles qui ont des actionnaires ou porteurs de parts sur une large zone géographique, ou très nombreux. Une entreprise avec un fort taux de participation à l’AG, c’est bon signe !
Il ne s’agit pas de rendre systématiquement une AG « 100% distancielle », mais d’utiliser les outils numériques pour fluidifier les processus avant l’AG, pendant et même après.
Au programme, fluidité, accélération, rationalisation du temps et des coûts, meilleure conformité et transparence…
Tout cela peut s’envisager par le recours à des méthodes et plateformes en ligne pour la préparation de l’AG et la gestion des convocations et votes à distance ou par procuration, par email ou courrier papier, pour la tenue de l’AG elle-même (émargements, accès simultané sur place et à distance, interactions en direct, visioconférence), pour la gestion des documents (consultation, par un certain public, archivage et sécurisation) et même la publication des résultats des votes. Le tout en proposant un haut nouveau de sécurité et de confidentialité.
Ou comment déplacer la charge mentale d’organisation… vers des logiciels.
L’Intelligence artificielle peut-elle vous aider ?
Oui, sans doute, selon votre niveau d’agilité numérique, et peu à peu les logiciels spécialisés vont eux aussi intégrer des fonctions s’appuyant sur de l’IA, comme pour...
Créer automatiquement une trame de résolutions : une bonne part d’entre elles est semblable d’année en année, on peut donc les reprendre et adapter. Par ailleurs l’IA est capable "d’aller chercher" automatiquement les informations "rituelles" et organisées (dans le bilan par exemple).
Créer des visuels de présentation à l’écran de résultats sous forme graphique
etc.
L’IA et les logiciels sont aujourd’hui capables de vous fournir un document d’AG "prêt à 90%" en quelques minutes, en leur fournissant votre Bilan.
Bonnes AGs 2025 ! Et n’hésitez-pas à nous signaler et partager vos bonnes pratiques digitales, en commentaire à cet article.
Les solutions qui peuvent vous aider.
Nous avons interrogé en 2025 les prestataires de solutions logicielles d’organisation d’AG, ils ont répondu à un questionnaire et nous vous livrerons dans quelques jours ici le résultat dans un livre blanc sur ces solutions.
A suivre !
...Parmi les éditeurs de solutions pour vos AG :
