J’ai lu, il y a quelques jours, un article dans les Echos, intéressant à plus d’un titre : « Panorama des évolutions qui ont impacté les processus de consolidation », écrit par Cyril Diers, consultant chez BI consulting.
Cela corrobore ou rejoint mes précédentes contributions au sujet de l’utilisation par les professionnels du contrat (achats, juridique et finances en gros) d’une nouvelle gamme d’outils web, agiles, ergonomiques et attractifs qui leur permettent de gérer plus efficacement les contrats dans leur exécution.
Je souhaitais donc le partager avec vous et rebondir à son propos, en prenant ma casquette de CDO d’une entreprise jeune et dynamique (Contractside.com) qui est positionnée sur le marché de la solution logicielle du « contract-management. »
Cet article dresse ce constat rapidement résumé : les sociétés ont une obligation réglementaire de publier leurs comptes consolidés et ont derechef la nécessité de détailler plus finement l’ensemble de leurs analyses. Et pas seulement avec les progiciels existants de consolidation, qui montrent leurs limites.
La conclusion de l’auteur : « Un système à repenser. »
Et trois axes d’actions sont proposés, tous les 3 conformes à l’essor des contract-managers au sein de l’entreprise !
Collecter et historiser les données à un niveau fin (notamment les engagements de l’entreprise et ses contrats).
Où se trouvent mes contrats ? Ceux, opérationnels de telle direction ? Sont-ils encore en cours ? Echus ? Quelle est leur durée ? Comment puis-je savoir rapidement ? Quels sont mes engagements et corrélativement mes risques ?
Il apparaît donc nécessaire (voire même indispensable dorénavant) que ces informations (contractuelles notamment, sensibles) soient stockées facilement, une fois les contrats signés (GED), qu’ils puissent être analysés (lus par la machine, avec extraction des données clés), et qu’ils doivent vivre « sous surveillance » (des alertes doivent être prévues pour signaler leur durée d’exécution, le temps possible de la résiliation avec les périodes de préavis, et un suivi des montants doit être effectué évidemment, etc.… De plus, toute autre information « métier » peut tout à fait être extraite à-façon).
Gérer de nombreux axes d’analyse permettant de servir les besoins de chacune des filières.
Quel est le risque ? Les contrats sont mes actifs : d’eux dépendent mes en-cours, mes engagements, ma santé financière, ma notoriété… Chaque contrat doit pouvoir être passé au crible, un ensemble de contrats par entité, par client, par fournisseur, sur telle période, etc. doit être analysable grâce à une couche de business intelligence, consubstantielle aux outils logiciels d’aide à la gestion des contrats. Ces fonctionnalités intégrées doivent être ergonomiques et reposer sur des technologies de data analytics. Le découpage des informations clés, la modélisation sous-jacente qui demandent une véritable expertise de la part des concepteurs de logiciels sont des atouts indéniables. Finesse et modularité de l’outil pour la pratique du contract-manager.
Organiser ces données dans des environnements dédiés à chaque besoin de reporting.
Collecte des contrats, au plus fin, préparation avec les en-cours, de business-plans réalistes pour l’exercice suivant, garantie de cohérence et rationalisation dans le suivi des contrats : c’est la gageure que doit relever le « nouveau système. »
Cela va générer obligatoirement, des gains d’efficacité, de productivité, de ROI donc et supprimera un grand nombre de coûts cachés.
Cela est inhérent à un logiciel intelligent de stockage, de suivi intelligent, de gestion et de reporting sur les contrats.
Il est donc urgent de réformer les habitudes, d’accompagner les entreprises au changement avec des solutions « lights », pensées et développées « métier », solutions qu’on souhaite pérenne, et assises sur des technologies de TDM et de TDA. Seule voie possible.
