Recruter un salarié implique de s’assurer des compétences et de l’intérêt porté par le postulant à l’entreprise, au poste proposé.
Le CV, la lettre de motivation participent à un premier niveau d’appréciations souvent affiné lors d’un ou plusieurs entretiens préalables à l’embauche. Pour autant, quelle que soit la manière dont le recrutement s’est opéré, le chemin reste long pour s’assurer de la pleine collaboration du futur collaborateur.
En effet, selon son âge, sa maturité professionnelle, ses exigences, ses réelles compétences (celles qui se vérifient au-delà du CV), et l’environnement, ce dernier peut parfaitement s’intégrer ou au contraire, avoir besoin d’un temps ou d’aménagements de travail particuliers. Si l’entreprise passe à côté des besoins essentiels de ses ressources, elle risque de devoir faire face à des risques d’insuffisances professionnelles.
Il faut prévoir une démarche d’intégration
Cette démarche d’intégration permet au nouvel arrivant de se sentir soutenu pour développer ses compétences. Elle s’inscrit plus largement dans la politique de gestion des ressources humaines de l’entreprise. Elle vise à faciliter l’adaptation au poste de travail, à l’intégration au sein des équipes de travail et de l’entreprise en général. Pour réussir une telle intégration, une démarche cohérente est nécessaire dès l’arrivée du collaborateur. Nous vous conseillons de réfléchir en quatre étapes essentielles ; préparation de l’arrivée du salarié, désignation d’un référent (tuteur), accueil de la ressource le jour « J », accompagnement de l’intégration (validation des étapes).
Étape n° 1 - préparation de l’arrivée du salarié :
Le terme d’intégration renvoie au concept de socialisation organisationnelle, c’est-à-dire l’apprentissage de son rôle au sein de l’entreprise. Il s’agit donc non seulement d’appréhender les aspects techniques de son poste, mais aussi de comprendre et d’intégrer l’environnement culturel et social de l’organisation.
Dans un contexte de métiers en tension, il est important que le nouvel arrivant ait rapidement une bonne image de l’entreprise, de son organisation, de la communication entre collègues, etc. Avant l’arrivée du nouveau collaborateur, assurez-vous qu’il disposera de tout le matériel nécessaire pour réaliser sa mission dans de bonnes conditions : bureau, ordinateur, téléphone, adresse e-mail, accès au serveur, identifiants informatiques, logiciels liés à la fonction etc. Tout doit être prêt le jour « J ». Le salarié doit se sentir attendu et prêt à travailler.
Informez vos équipes en amont au cours des points réguliers ou des réunions d’équipes, le cas échéant par e-mail en apportant un certain soin à l’annonce. Pensez à donner les nom et prénom du futur collaborateur afin de permettre à ses futurs collègues de l’identifier à son arrivée. Et surtout expliquez clairement le poste que celui-ci va occuper.
L’intégration constitue donc un processus clé et stratégique pour l’entreprise et représente un levier de la fonction RH pour consolider sa légitimité et renforcer l’importance de sa fonction.
Étape n° 2 - désignation d’un référent (tuteur) :
Cette étape est importante car elle va consister notamment à fixer un premier repère dès l’arrivée du salarié. En effet, le salarié sera pris en charge par une personne qui pourra lui présenter l’entreprise, les services, les équipes tout en répondant aux questions liées aux nombreuses formalités que suppose une prise de fonctions, de poste.
Le référent ou tuteur pourra s’appuyer sur la remise d’un livret d’accueil et d’intégration. Ce livret est utile car il permet de s’assurer que les nouveaux collaborateurs disposent d’informations complètes et homogènes. Privilégiez des infos claires, concises sous forme de « points-clés » reprenant les principales procédures internes, les rôles et responsabilités de chacun… Un organigramme est tout indiqué comme fondant la principale information d’un tel support.
Dans la mesure du possible, il est préférable que le référent connaisse bien le service d’accueil du nouvel embauché. En effet, il sera d’autant plus disponible qu’il sera aussi très accessible. Il pourra également mieux l’orienter durant la phase de prise en main des premiers objectifs qui lui seront fixés. Le référent désigné doit ainsi être reconnu pour sa capacité à transmettre les savoirs nécessaires à la réalisation du métier. L’accompagnement prodigué n’est pas nécessairement une période de travail continu en commun, il faut donc prévoir une planification durable même si celle-ci repose uniquement sur des cycles ponctuels.
Durant cette période le salarié bénéficiera d’une transmission des connaissances lui permettant de s’adapter à la culture d’entreprise et de cerner les exigences professionnelles requises pour maîtriser son poste de travail.
Le référent, s’il en a les compétences, peut servir de formateur pour l’enseignement des matières professionnelles comme le vocabulaire technique, les techniques de fabrication, les procédures internes (SIGMA, ISO etc.), les consignes de sécurité, les méthodes issues de la qualité etc. La remise d’un référentiel de pratiques peut également constituer une ressource utile pour faciliter l’intégration de la jeune recrue.
Étape n° 3 - accueil de la ressource le jour « J » :
Fini le temps où l’on se contentait d’un tour des bureaux pour rencontrer ses nouveaux collègues. Aujourd’hui, les employeurs veulent fidéliser leurs salariés dès les premiers jours et, surtout, les rendre plus efficaces, d’où l’émergence de nouvelles méthodes d’intégration.
Un café d’accueil est souvent organisé le 1er jour en guise de bienvenu. Le nouvel embauché est également prévu à déjeuner avec les membres du CODIR pour faire connaissance avec les plus hauts dirigeants afin d’intégrer les exigences particulières de la direction générale. Le 1er jour est régulièrement consacré comme période d’observation. Le salarié peut poser des questions, regarder les collègues travailler pour visualiser rapidement l’application des processus et des méthodes auxquelles il sera à son tour tenu dès le lendemain.
L’arrivant passe en général de service en service pour valider les différentes étapes de son intégration ; l’informatique lui remet son matériel et en explique son fonctionnement, la personne « des services généraux » s’assure de la bonne localisation du poste et de son agencement et fourni un set de travail (cahier, stylos, agrafeuse, classeurs,…), la RH fait signer le contrat de travail et explique l’ensemble des démarches administratives et juridiques utiles. Le directeur du service accueille le salarié durant un entretien formel et convivial…
Étape n° 4 - accompagnement de l’intégration :
Comme on l’a vu précédemment, l’intégration du salarié ne se limite pas à la phase d’accueil. Un accompagnement s’avère indispensable pour qu’il devienne opérationnel dans les meilleurs délais.
Il repose sur la formation du salarié au poste de travail et la mise en place d’un suivi. Ce suivi pourra être assuré par le tuteur sous la responsabilité du supérieur hiérarchique du nouveau salarié. Le parcours de formation est à élaborer à partir des principales activités du poste. Il s’agit d’identifier les activités ou les tâches essentielles de l’emploi ; d’évaluer le temps nécessaire à la maîtrise de l’activité ; de répertorier pour chaque activité, les informations et les savoir-faire mobilisés ; de transmettre les consignes ou assurer la formation pour la sécurité au poste de travail ; de réfléchir aux meilleurs moyens pour développer les compétences etc.
Très rapidement, l’accompagnement va s’organiser autour de rencontres régulières (hebdomadaire par exemple) et à la réalisation d’un support de travail permettant de conserver une trace. Un bilan avec le salarié doit intervenir avant la fin de la période d’essai, pour confirmer l’embauche. Une fois l’intégration réussie, il convient de suivre le salarié dans son évolution. L’entretien annuel d’évaluation constitue un moment idéal pour connaître les motivations et les aspirations du salarié, afin d’évoquer son évolution dans l’entreprise. C’est l’instant où s’opèrent les contrôles des connaissances et des méthodes et où se décident les besoins de formation pour l’année suivante selon les objectifs qui seront fixés par le manager.
Embaucher c’est bien, intégrer c’est mieux
Pour s’investir, les salariés veulent s’assurer qu’ils ont un avenir au sein de leur entreprise. Il convient d’établir avec eux, un plan d’évolution de carrière afin de les aider à se projeter dès le démarrage et sur du long terme. Nous l’avons vu, l’intégration d’un salarié ne se fait sans y consacrer une certaine attention.
Mais après ? Il faut naturellement poursuivre ses efforts à commencer par satisfaire le besoin de reconnaissance. Il conditionne d’une certaine manière la longévité des relations professionnelles ; les salariés ont besoin de ressentir leur appartenance à l’entreprise, d’identifier en permanence leur place, d’être rassurés sur leur utilité.
Établissez un programme équitable et éthique récompensant les réalisations de vos collaborateurs.
Quand les salariés ont l’impression que leurs managers remarquent et apprécient vraiment leurs réalisations et leurs contributions, leur motivation et leur fidélité augmentent.
Parmi les éléments les plus recherchés dans un environnement de travail, la flexibilité revêt beaucoup d’importance, qu’il s’agisse de pouvoir répondre à des urgences médicales et familiales, participer à des activités scolaires ou bénéficier d’horaires aménagés. Aidez vos collaborateurs à trouver un bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle et témoignez-leur de l’intérêt, vous contribuerez ainsi à augmenter leur fidélité.
Tous ces ingrédients essentiels contribueront notamment à l’intégration durable d’un salarié au sein de l’entreprise. Les employeurs ne doivent jamais perdre une occasion de réfléchir à des leviers et méthodes pour favoriser la productivité tout en s’assurant de l’adhésion de leurs salariés tant à l’entreprise qu’à ses gestionnaires.
