Si vous nous lisez, c’est que vous vous posez la question de la bonne réalisation des paies chaque mois, à coût raisonnable et avec un résultat de qualité : on sait à quel point la préparation des paies et la bonne rédaction des bulletins de paie est vitale, tant la perte de temps peut être récurrente, l’investissement humain également - sans parler des problèmes relationnels en interne en cas d’erreurs répétées... Externaliser, c’est viser le gain de temps, la qualité et la maîtrise de l’investissement.

En quoi consiste l’externalisation de la paie ?

Il s’agit de confier à un prestataire externe le calcul des salaires, les déclarations sociales et fiscales liées, le suivi et la comptabilisation des absences, maladies et congés... pour délivrer sur une période précise et chaque mois les bulletins de paye à tous vos salariés.

Chaque mois, vous confierez au prestataire les données à connaître (congés, absence, prime, commissions...), il vous renverra en retour les bulletins.

Quels avantages attendre de l’externalisation des paies ?

Tout cela vous apportera un gain de temps évidemment, en réalisation des fiches de paies, mais aussi en formation et veille... les indices et taux utilisés et lois changeant très fréquemment !
C’est l’autre avantage de l’externalisation de la paie : déléguer la veille à un prestataire qui la mutualise pour tous ses clients et pourra vous apporter un bon niveau de conformité. La mutualisation va aussi permettre de réduire le coût d’un bulletin de paie, surtout pour une petite entreprise, qui sinon confierait le sujet à un cadre en interne, une tâche très chronophage...

Le sujet de confidentialité est également important : en externalisant, vous réduirez grandement les informations circulant en interne et les susceptibilités éventuelles.

Les critères à prendre en compte dans votre sélection d’un prestataire externe.

Pour que les inconvénients de l’internalisation de la paie soient gommés au profit des avantages de l’externalisation, il y a quelques critères à prendre en compte.

On l’a dit, la qualité prime en la matière, il vous faudra vous assurer :
 De l’expérience du prestataire : son ancienneté, la largeur de sa clientèle et la typologie de celle-ci.
 Des services proposés, le conseil n’étant pas à négliger (il y a régulièrement des primes - dernièrement les primes dites "Macron", des évolutions de la prise en compte des congés et maladies - par exemple une actualité très récente, en 2023 et 2024, etc).
 Des tarifs évidemment, généralement calculés par édition de fiche de paie, donc assez facilement comparables.
 Du service-client : on l’a vu, le conseil est important, vous aurez besoin d’aide et d’assistance pour optimiser les évolutions de salaires, les versements de primes etc. Vos salariés auront aussi besoin d’information de temps en temps.
 Enfin, assurez-vous de la sécurité des données, le stockage de toutes vos informations relevant des données personnelles, il vaut mieux qu’elles soient en lieu sûr.

Prêt ? Partez !

Une fois tout cela en tête, utilisez cette "fiche de critères" en contactant quelques prestataires, pour les comparer et être sûr(e) de ne rien oublier.
Commencez par définir vos besoins (nombre de fiches, période d’édition souhaitée, types de conseils que vous attendez).

Dernière chose : malgré la nature technique du sujet, le contact humain reste important avec votre futur prestataire, vous devez donc l’apprécier. Écoutez-vous, votre intuition humaine sera garante d’une bonne future relation !