Ce terme d’Offboarding désigne simplement les actions qui accompagnent (ou pas) le départ d’un de vos collaborateurs. Un moment parfois vécu comme un drame quasi shakespearien alors qu’il s’agit somme toute d’une des étapes du parcours collaborateur.
Le but d’un Offboarding réussi est de préserver l’image du Cabinet (votre marque employeur) ainsi que la motivation et la performance de votre équipe ; et pourquoi pas d’en faire une opportunité…

Je reconnais volontiers qu’il est difficile d’avoir à chaud une telle vision positive alors que le plan de charge du Cabinet est au maximum, les délais sous tension extrême et les candidats aux abonnés absents...

Le succès de la démarche réside dans le fait de sortir des émotions négatives, qui sont normales à ce stade (Sentiment d’échec voire de trahison, peur de la concurrence, de l’impact sur l’équipe ou les clients, appréhension du recrutement à réaliser) pour adopter une posture de réalité basée sur les faits et bâtir un plan d’action.

En premier lieu, oubliez donc la tentation de la politique de l’autruche qui ne conduit qu’à reporter et amplifier les problèmes sans apporter aucune solution. La bonne posture est dans l’action !

En second lieu, songez que la période de cohabitation peut s’étaler sur plusieurs mois. Autant prendre les mesures de nature à la rendre la plus agréable et productive pour tous, et tout particulièrement pour les membres de l’équipe directement concernés par le départ annoncé.

Voyons comment réussir un Offboarding en 4 étapes simples.

Etape 1 : comprendre la décision.

Respecter la décision de votre collaborateur est le point de départ d’un Offboarding réussi. Adoptez donc une posture d’accompagnement plutôt que d’opposition.

Investissez du temps dans un entretien avec lui ou elle, sans pression et avec l’envie réelle d’entendre ses motivations et de comprendre les raisons de son départ. Il s’agit d’un moment important vous permettant, éventuellement, d’en apprendre plus sur votre structure et de percevoir des voies d’amélioration.
En fonction de la situation, il est d’ailleurs tout à fait possible à ce niveau de tester la possibilité de poursuivre la relation sous une forme différente lorsque le collaborateur concerné représente un atout particulier pour votre Cabinet. J’ai ainsi parfois incité mes clients à imaginer une collaboration à distance dans le cas d’un éloignement contraint par la mutation d’un conjoint ou le choix d’un autre lieu de vie. Cela a même représenté une fois l’opportunité d’ouverture d’un bureau secondaire. La seule limite est celle de votre imagination et de votre envie.
Attention cependant à ne pas tomber dans une surenchère qui enverrait le signal que démission = promotion.

Deux limites existent à cet exercice :

• le degré de transparence et de qualité de cet échange dépend logiquement, à la fois de l’état antérieur de votre relation et du niveau de liberté de parole que vous avez su développer au sein de votre Cabinet.
• Le fait de ne surtout pas céder à la tentation de retenir un collaborateur « moyen » simplement parce que la charge de travail est forte.
  Un autre but de cet entretien est de placer votre collaborateur dans une attitude de partenariat qui soit le gage d’une fin de collaboration harmonieuse.

Etape 2 : faire le point sur les enjeux réels en analysant :

• La durée légale du préavis ainsi que les clauses spécifiques du contrat qui vous lie.
• Les compétences perdues.
• Les liens clients et les relations intra-équipes impactées.
• Les encours et délais dans les dossiers concernés.
• Les alternatives et solutions envisageables, en interne comme en sous-traitance.

L’objectif de cette première étape est de dédramatiser la situation en vous donnant une vision réelle des impacts et en dessinant des solutions.
Sans cette étape, vous restez dans le ressenti et les suppositions. Or, elles sont toujours négatives et amplifiées car notre cerveau est malheureusement câblé comme cela.

Etape 3 : agir de manière organisée.

• Négociez avec votre collaborateur sa date de sortie effective, dans un esprit de pragmatisme (basé sur l’étape 2) et de souplesse, car un collaborateur sur le départ a déjà l’esprit dans son futur, et ce indépendamment de la qualité de votre relation ou de son implication. C’est humain.

• Communiquez l’information auprès des autres membres de votre équipe. Ce ne sera probablement pas une surprise pour eux tant le manager ou l’associé sont souvent les derniers informés. Le but est autre : transmettre une image de maîtrise de la situation et de décisions prises ou en phase de l’être pour y répondre. Cette démarche peut valablement être étendue aux partenaires du Cabinet en relation directe et régulière avec votre collaborateur. Eux aussi doivent être rassurés sur l’absence de conséquence notoire pour eux.

• Organisez la transmission des connaissances ou des dossiers en cours en organisant un planning ainsi que des objectifs précis à atteindre. Même si tout ne sera pas parfait, le résultat sera très supérieur au fait de simplement se reposer sur la bonne volonté de chacun.

• Faites un point régulier avec les personnes impliquées dans la démarche vous évitera de constater à la fin de la période que les choses n’ont pas avancé comme prévu et anticipera ainsi tout point de friction ou difficulté à venir.

• Compensez le départ si les conditions d’activité le justifient. Plusieurs voies sont possibles, allant de modifications internes tirant parti de cette absence pour optimiser l’organigramme, les process ou les outils à un recrutement extérieur. Il vous faut agir sans attendre afin de confirmer le signal d’action envoyé à votre équipe et mettre à profit le temps du préavis pour avancer dans l’organisation de la suite.

Etape 4 : concluez sur une bonne note le dernier jour.

L’ultime étape consiste à réussir le départ de votre collaborateur une fois le jour J survenu.

Si vous avez respecté les 3 précédentes, à défaut d’avoir été aussi motivante que celle de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, la période écoulée depuis l’annonce devrait avoir été apaisée et source de non-stress excessif pour votre équipe…et pour vous-même.

Il reste à réussir la séparation en évitant l’humour des séries américaines dans lesquelles le collaborateur se retrouve en 5 minutes sur le trottoir, son carton d’affaires personnelles dans les mains !

Prenez donc le temps d’un dernier débrief avec votre collaborateur au cours duquel vous le remercierez de son implication et l’assurerez (avec sincérité si possible) de vos souhaits de réussite pour la poursuite de sa carrière
Enfin, concluez le parcours d’OFFboarding par un pot de départ dont la date aura été communiquée à l’avance au reste de l’équipe afin de permettre à ceux qui le souhaite d’y assister. Renouvelez-lui remerciement et encouragement pour la suite de son parcours. Terminez sur un mot enjoué à votre équipe qui alimente sa motivation pour la suite de votre aventure commune.

Gardez à l’esprit que votre ex-collaborateur demeurera dans votre écosystème et que son chemin croisera certainement de nouveau le vôtre. Toute empreinte positive ainsi que le respect que vous lui témoignez sont des actes de management important.

Je remercie Mel Owski pour la réalisation de l’image didactique qui illustre mon article.

Jean-Marc Brulé Cabinet de conseil AVOCAT & MANAGER Conseil en stratégie et performance Auteur du livre «Réussir un entretien annuel en Cabinet d’Avocats» https://avocatmanager.fr https://www.linkedin.com/in/jean-marc-brule/