La rédaction du Village de la justice partage avec vous l’interview de Tiphaine Bessière, DPO EMEA, et Judicaël Phan, Associate General Counsel - Global DPO d’Ubisoft, dont l’équipe juridique a remporté le Prix de l’innovation en management juridique en juin 2019 pour leur "privacy program".
Tiphaine Bessière et Judicaël Phan reviennent sur l’impact positif généré par ce prix sur la vision du service juridique au sein de l’entreprise Ubisoft.
Ils abordent également l’importance pour les directions juridiques de se saisir des opportunités offertes par l’innovation et les outils numériques pour s’imposer parmi les services leaders de l’entreprise et être force de propositions et de solutions.

Clarisse Andry : La direction juridique d’Ubisoft a remporté le Prix du jury de l’innovation en management juridique cette année : pouvez-vous revenir sur votre expérience ? Qu’est-ce que cette participation a apporté à votre équipe ? 

Tiphaine Bessière et Judicaël Phan : "Notre équipe a été créée et renforcée au sein de la direction juridique dans le but de faire d’Ubisoft un modèle en matière de respect de la vie privée et ainsi de renforcer la confiance de nos collaborateurs et de nos joueurs. Cette récompense marque donc pour nous la reconnaissance de la profession pour les efforts que nous avons entrepris collectivement depuis plus de deux ans, et renforce notre motivation de continuer à aller encore plus loin dans cette voie.

Ce Prix nous a permis de donner encore plus de visibilité à nos actions et à notre approche de la protection des données personnelles. Il nous aide en interne à renforcer notre légitimité lors des discussions avec les autres équipes impliquées dans la gouvernance des données personnelles au sein d’Ubisoft. Cette légitimité est d’autant plus importante qu’il nous arrive de leur demander de réaliser des modification lourdes de nos systèmes pour améliorer la conformité de l’entreprise. La mise en application en interne du Règlement général à la protection des données qui a impliqué de grands efforts de la part de tout le monde constitue le socle de notre approche globale, dans un esprit d’anticipation de futures réglementations que ce soit en Asie, aux Etats-Unis ou partout dans le monde.
Participer au prix de l’innovation en management juridique était aussi une manière de montrer que nous sommes fiers du travail accompli collectivement. Nous avons donc largement partagé cette victoire avec tous nos partenaires en interne et à l’externe !"

Plus généralement, que vous a apporté cette démarche d’innovation sur le plan managérial ? Qu’en ont retiré les membres de votre équipe, et quelle influence cela a eu sur votre fonctionnement au quotidien ? 

"Notre approche innovante de la vie privée nous a permis de fédérer les multiples personnes et équipes de l’entreprise dont nous avions besoin pour mettre en place notre programme de conformité. Dans le cadre de ce programme mais aussi de nos différents projets nous travaillons aujourd’hui avec une équipe pluriprofessionnelle composée de juristes mais aussi de non-juristes. Ils sont spécialistes dans l’innovation, la gestion de projets et la sécurité informatique, experts de nos plateformes, développeurs, data analysts, spécialistes de la communication, des medias ou du e-learning. C’est cette diversité de profils et d’expériences qui nous permet d’aller plus loin dans notre démarche, d’être toujours plus créatifs et d’anticiper toutes les difficultés possibles avec la volonté d’offrir la meilleure expérience possible à nos joueurs en matière de vie privée.

Ce besoin de pluridisciplinarité et cette approche en mode projet impliquent de repenser la manière dont une direction juridique crée, finalement, des produits et des services juridiques à destination de ses partenaires internes et de ses utilisateurs finaux (nos joueurs, dans notre cas).

La direction juridique d’Ubisoft a mis l’innovation et la créativité au cœur de sa stratégie. Une équipe de non juristes dédiée à l’innovation et transversale à toutes les fonctions de la direction a d’ailleurs été mise en place en 2019 au sein de l’équipe juridique.

Cette démarche collaborative incite les membres de notre équipe à interagir avec toutes les équipes d’Ubisoft, ce qui leur permet d’avoir une excellente compréhension de ce que font ces équipes au quotidien. Cette capacité à comprendre les missions de nos opérationnels est essentielle pour mettre en place un programme de conformité efficace, tout comme elle l’est pour tous les autres champs d’action de l’équipe juridique, par exemple dans le domaine de la gestion contractuelle."

Pour vous, le juriste a-t-il une place prépondérante dans les projets d’innovation de son entreprise ? 

"L’expertise du juriste en entreprise est essentielle à la bonne marche de tous les projets, dont évidemment les projets d’innovation. Tout projet, aussi créatif et innovant qu’il soit, ne pourra pas d’ailleurs aboutir ou du moins s’inscrire dans le long terme sans qu’un œil expert ait identifié les risques juridiques associés, mais également les opportunités (le GDPR par exemple est considéré chez nous comme étant une opportunité d’augmenter la confiance consommateurs). Les opérationnels d’Ubisoft reconnaissent le juriste comme un partenaire ayant une forte valeur ajoutée sur les projets. Cela suppose donc qu’il ait une parfaite compréhension du projet et de ses implications. Il faut donc l’impliquer dès l’origine, ou en tout cas le plus tôt possible.

Par ailleurs, si l’équipe juridique en elle-même déploie une stratégie audacieuse d’innovation, comme c’est le cas pour Ubisoft, cela permet de lutter contre l’idée reçue qu’innovation et droit ne font pas bon ménage. Pour certains, parler d’innovation juridique reste une sorte d’oxymore. Lorsque l’équipe juridique explore elle-même dans son champ d’action de nouveaux territoires, cela rend son implication dans les projets innovants de l’entreprise plus naturelle. Il y a là une sorte de connivence croissante entre innovation et droit qu’il faut cultiver…"

Quels conseils donneriez-vous à une direction juridique qui souhaiterait innover en management juridique ? 

"Ne pas s’auto-censurer, lancer des idées aussi audacieuses soient-elles et discuter avec toutes les équipes, en premier lieu. En arrivant chez Ubisoft, nous avons été surpris de voir ce qu’il était possible de faire. C’est vrai que nous avons la chance de travailler dans un secteur d’activité où il est essentiel d’innover pour exister. Les équipes sont donc peut-être un peu plus disposées à tenter des choses que dans d’autres entreprises… Encore faut-il se lancer, tenter des choses, les « bricoler » dans une logique de prototype et de test et accepter qu’on ne maitrise pas nécessairement toujours tout au lancement du projet...

Par ailleurs, il ne faut pas se focaliser uniquement sur des questions d’outils et de technologies, mais travailler sur la culture de l’innovation et s’appuyer sur les atouts humains et les envies de l’équipe et de l’entreprise. Ainsi, si nous avons choisi d’utiliser la vidéo pour communiquer en interne sur la protection des données, c’est à la fois car ce type de support « parle » aux collaborateurs d’Ubisoft mais aussi car nous disposons de beaucoup d’atouts mobilisables en internes : des professionnels de la vidéo, des contenus avec une forte identité issue de nos productions (dans le cas présent, les fameux « Lapins crétins »)… Cela permet de faire des choses nouvelles et audacieuses mais avec de l’aide et des soutiens !

Enfin, il est important de montrer qu’il est toujours possible de transformer de potentielles contraintes réglementaires en avantage compétitif. Aujourd’hui, de nombreuses équipes en interne sont convaincues qu’innovation juridique et avantage concurrentiel sont liés."

De votre côté, avez-vous d’autres projets en tête pour poursuivre votre démarche d’innovation ? 

"Des tonnes ! Nous avons encore plein d’idées pour améliorer non seulement notre conformité en matière de données personnelles, mais également pour faciliter le travail de nos équipes. Nous faisons en sorte que les projets d’innovation que nous lançons bénéficient à tous nos publics.

Pour nos joueurs, nous travaillons actuellement sur de nouvelles fonctionnalités visant à leur donner encore plus de contrôle sur la façon dont nous utilisons les données qu’ils nous confient. Pour nos salariés, nous sommes en train de généraliser les outils qui permettent d’extraire leurs données des différents systèmes RH. L’objectif est de les rendre le plus autonome possible dans l’exercice de leurs droits. Pour nos équipes internes, plusieurs projets sont en cours pour automatiser les tâches les plus récurrentes, comme un générateur de mention d’information ou encore de clauses contractuelles.

Et comme nous l’avons indiqué, l’innovation est aujourd’hui au cœur de la stratégie de l’ensemble de la direction juridique, au-delà des seules questions de protection des données. Nous avons une feuille de route ambitieuse d’exploration de nouveaux champs : développement de l’automatisation de contrats, intelligence artificielle pour l’analyse de contrats, conception de produits et de services juridiques centrés sur l’utilisateur (legal design), nouvelles approches ludiques de l’apprentissage et de la découverte par nos opérationnels des enjeux juridiques …"

Interview initialement publiée dans le Journal du Management Juridique n°72.

Propos recueillis par Clarisse Andry. Rédaction du Village de la Justice.