Les contrats étant au cœur de l’activité juridique, un processus contractuel mal géré comporte des risques juridiques et financiers majeurs qui ont un impact sur le résultat net. Il peut non seulement entraîner des opportunités manquées et des pertes de revenus, mais aussi provoquer des problèmes de conformité et des coûts inutiles, et finalement entraver la collaboration entre les différents services.
En raison de l’augmentation de la charge de travail et des risques associés à la gestion manuelle des contrats, les systèmes de gestion des contrats deviennent essentiels afin d’aider les services juridiques à réduire les risques tout en améliorant la collaboration au sein de l’entreprise.
Voici quelques exemples de bonnes pratiques à appliquer lors de la mise en œuvre d’outils de gestion des contrats :
1 - Outils de création automatisée de contrats pour rationaliser le flux de travail et réduire les risques
Un outil efficace d’automatisation des documents réduit considérablement les efforts et les risques associés à la rédaction manuelle des contrats et des documents juridiques.
Vous pouvez créer et gérer une bibliothèque de modèles de contrats basés sur Word et les collaborateurs des autres services peuvent sélectionner un modèle pour le type de contrat qu’ils doivent créer.
En standardisant la formulation, les clauses et la conception des contrats dans les modèles dont vous approuvez l’utilisation, vous garantissez la conformité des contrats utilisés par l’entreprise.
Les mises à jour que vous effectuez sont automatiquement partagées avec les utilisateurs. Les nouvelles lois, politiques ou réglementations sont incorporées immédiatement, ce qui réduit la probabilité de risques juridiques et financiers.
2 - Des outils de collaboration pour accélérer les négociations, les révisions et les approbations
Pour optimiser la collaboration, améliorer la fiabilité, mieux gérer le temps et éliminer les inefficacités, il est important d’optimiser et d’accélérer la révision, la modification et la gestion des contrats.
Avec un outil de collaboration contractuelle, vous pouvez inviter les parties prenantes à accéder à un contrat, à y apporter des modifications, à ajouter des commentaires et à décider d’accepter ou de rejeter les modifications suggérées par d’autres, et obtenir un résumé comparatif des différentes versions.
Le service juridique peut mettre en place des flux de travail dynamiques qui automatisent la distribution du document aux parties prenantes concernées. En transformant le projet en document PDF et en activant le flux de validation, les juristes n’ont plus besoin de relancer toutes les parties prenantes pour obtenir leur approbation, ce qui leur permet de gagner du temps et d’être plus efficaces.
3 - Outils de signature électronique
Si vous cherchez à digitaliser les processus contractuels, il est impossible d’exclure les outils de signature électronique du plan de mise en œuvre technologique.
Avec un outil de signature électronique efficace, vous pouvez établir des contrats plus rapidement et supprimer le goulot d’étranglement du service juridique. Vous pouvez recueillir des signatures sur des contrats, des accords et des documents juridiques de n’importe où et sur n’importe quel appareil, tout en protégeant les informations confidentielles.
Les signatures électroniques éliminent les frais postaux, d’impression, de télécopie, de numérisation, tout en préservant la sécurité et la confidentialité de vos données.
Le passage au tout numérique pour la gestion des contrats est la voie à suivre dans un environnement commercial de plus en plus complexe et en constante évolution.
En éliminant les goulots d’étranglement et en accordant plus d’autonomie aux autres services, vous garantissez la conformité tout en renforçant la position du service juridique en tant que partenaire stratégique.
