#1 Une secrétaire à demeure
Vous pouvez vous lancer dans la procédure d’embauche d’une secrétaire juridique. Diplômée a minima d’un bac+2 et formée aux carrières juridiques, la secrétaire a vocation à assister tous les professionnels du droit. Outre ses fonctions classiques de gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, accueil téléphonique, elle est à même de rédiger les courriers et les différents actes nécessaires. C’est d’ailleurs le cœur même de son métier car son aisance dans le secteur juridique fait de votre secrétaire une véritable alliée de votre quotidien et peut devenir un soutien.
Sa présence physique la rend immédiatement disponible pour les tâches urgentes.
Vous devrez évidemment la doter de tous les outils nécessaires à son travail et établir un contrat de travail d’au minimum 24 heures par semaine. N’oubliez pas de réfléchir au coûts cachés : congés payés, RTT, maladie….
Si vous souhaitez vous mettre dès-à-présent à la recherche de votre future secrétaire, vous n’avez plus qu’à publier une annonce sur les sites et dans les revues spécialisées et/ou vous rapprocher de Pôle Emploi.
#2 Une secrétaire indépendante
Si le recrutement d’une secrétaire n’est pas à l’ordre du jour mais que vous avez des besoins ponctuels et/ou répétitifs, vous pouvez choisir de faire appel à une secrétaire indépendante. Celle-ci n’a donc pas vocation à remplacer une secrétaire salariée et est utile pour les surcharges momentanées de travail.
La secrétaire indépendante établit un devis comme un prestataire et est généralement disponible entre 24 et 48 heures. Les factures sont déductibles et vous récupérez la TVA.
Comme elle travaille à distance, vous n’avez pas besoin d’acheter le matériel nécessaire.
La secrétaire indépendante est évidemment tenue à la plus stricte confidentialité mais vous pouvez néanmoins choisir de lui faire signer un accord supplémentaire.
Une rapide recherche sur le net vous permettra de trouver de nombreuses annonces de secrétaires juridiques indépendantes.
#3 Le standard téléphonique externalisé
La plateforme téléphonique a ceci de positif qu’elle met à votre disposition une équipe de professionnels aguerris. Selon vos besoins et vos moyens, vous pouvez faire appel à un service personnalisé comme Absys ou à un système plus souple et plus rapide à mettre en place, type Switchy.pro.
Les télésecrétaires juridiques sont disponibles immédiatement et se font un point d’honneur à donner de votre cabinet une image professionnelle. Car sachez que l’accueil téléphonique est au cœur de la relation clients. Les équipes ont acquis depuis longtemps les règles de base du secrétariat.
Selon la formule que vous choisissez, vous pouvez activer les services de la plateforme en quelques secondes. Vous partez en audience, en rendez-vous ou vous avez un déjeuner d’affaires… votre télé-secrétariat prend votre relai. Les plages horaires de réception d’appels sont très étendues et il est même possible de mettre en place un service d’astreinte la nuit.
#4 Des robots de plus en plus intelligents
C’est un fait aujourd’hui que les technologies libèrent des tâches les plus chronophages et les plus laborieuses pour permettre à l’homme de se concentrer sur des travaux à plus forte valeur ajoutée. C’est ainsi que les assistants numériques virtuels qui automatisent l’administratif sont aujourd’hui les « bots » les plus utilisés.
Un robot comme Julie Desk gère votre agenda, organise vos rendez-vous et déjeuners d’affaires. Il vous soulage des allers-retours incessants par mail et est disponible 24 heures/24.
De nombreuses entreprises ont déjà fait appel à ces assistants virtuels, mâtinés d’intelligence artificielle, qui sont aujourd’hui dotés de voix agréables et capables de fournir des réponses spontanées à vos interlocuteurs. A noter que ces assistants sont souvent parfaitement bilingues.
Vous l’aurez compris, les solutions sont multiples. A vous maintenant de réfléchir et de choisir celle qui sera la plus adaptée à votre taille, à vos besoins et à vos moyens. Du robot à la secrétaire juridique en chair et en os, le champ des possibles est ouvert.
Ce à quoi vous devez penser en premier lieu est la fameuse relation-client, clé de voûte de la réussite et de la prospérité de votre cabinet. C’est par eux que tout arrive et ce sont eux que vous devez prendre en compte dans vos décisions.
