La pandémie a indéniablement accéléré l’adoption des outils technologiques, la digitalisation de la gouvernance d’entreprise et le passage des réunions en présentiel aux réunions virtuelles. Ces deux dernières années, les événements hybrides ont connu une popularité croissante dans le monde entier. Les Assemblées générales n’ont pas fait exception à cette tendance émergente. Des organisations de toutes tailles ont commencé à opter pour des AG hybrides et virtuelles, conscientes du vaste éventail de possibilités et d’avantages offerts par le format digital, tant pour les administrateurs que pour les actionnaires.
Les AG hybrides et virtuelles sont hébergées sur une plateforme qui permet aux actionnaires d’y assister quel que soit leur lieu de résidence.
Une AG hybride est organisée dans un lieu physique et comporte une partie virtuelle. Elle combine ainsi les avantages des réunions en présentiel et des réunions virtuelles, en répondant aux besoins de tous les participants. C’est la meilleure solution pour répondre au besoin croissant de flexibilité né de la pandémie, puisqu’elle permet une plus grande participation, en présentiel comme en ligne, en supprimant la nécessité d’être tenue en un seul endroit.
Si les deux formats permettent une plus grande participation et une implication accrue, les réunions hybrides ont gagné en popularité auprès des PME comme des multinationales, en raison de leur caractère inclusif et de leur accessibilité. Les AG hybrides présentent plus d’avantages que les réunions en présentiel.
Voici quelques avantages des AG hybrides :
• Réduction des coûts : un grand nombre de participants assisteront à une AG de manière virtuelle, ainsi, vous réduirez les frais de restauration, d’impression, etc.
• Plus grande accessibilité : les contraintes géographiques ne seront plus un obstacle à la participation, si votre AG adopte un format hybride.
• Amélioration de la transparence : les solutions technologiques vous permettent d’avoir un suivi complet de la réunion et d’améliorer le suivi des élections, des votes et de renforcer la confiance de vos actionnaires.
Comment organiser une AG virtuelle ou hybride ?
Vous envisagez d’organiser une AG virtuelle ou hybride à l’aide d’une plateforme virtuelle de gestion des AG ? Pour organiser une AG virtuelle réussie, qu’elle soit hybride ou entièrement à distance, vous devez vous préparer de manière adéquate et vous assurer qu’aucun conflit ou problème ne perturbera votre réunion.
Voici une liste de contrôle à la bonne organisation d’une AG virtuelle :
1. Choisissez une plateforme de réunion hybride de confiance :
Il est important que votre solution de dématérialisation offre une gamme complète de fonctionnalités, pour faciliter la gestion et la conduite de vos réunions hybrides et garantir la sécurité de toutes les données personnelles utilisées et stockées pour vos événements.
2. Réalisez un test pour vérifier l’absence de problèmes techniques :
Effectuez au préalable un test des aspects techniques : qu’il s’agisse d’audio, de vidéo, de streaming en direct, de toute autre exigence technique ou de la connexion Internet.
3. Envoyez un guide aux participants virtuels
Il est fortement recommandé d’envoyer aux participants un guide qui les aidera à explorer chaque aspect de la réunion et à naviguer facilement dans les diverses fonctionnalités.
4. Maintenez l’intérêt de vos participants virtuels lors des AG hybrides
Pendant une réunion hybride, les participants doivent pouvoir exercer leur droit de poser des questions ou de faire des commentaires oralement ou par écrit. Vous devez donc leur en donner la possibilité. Le secret d’une AG hybride efficace réside dans l’utilisation d’une technologie qui ne perturbe pas l’expérience en présentiel, tout en favorisant l’implication des participants virtuels.
5. Organisez une élection en ligne sécurisée
Il est primordial de permettre le vote des actionnaires, tant en présentiel que virtuellement. Les méthodes de vote électronique continuent de séduire les entreprises car elles facilitent les élections et ne comportent que quelques étapes simples.
Le vote en ligne vous permet de donner facilement aux participants la possibilité de voter instantanément et en toute sécurité, où qu’ils soient et à partir de n’importe quel appareil. De plus, ils pourront voir les résultats en temps réel.
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