Offre d'emploi : Assistant juridique Compliance - Bilingue H/F ASAP - 42/45K€

Foley Hoag, cabinet d’avocats américain, recrute un Assistant juridique expérimenté, idéalement en Compliance - Bilingue H/F, pour son bureau situé à Paris 8ème, dans le cadre d’une prise de poste dès que possible.

Le profil recherché évolue dans un environnement très international, dynamique et bienveillant, sous la responsabilité notamment, de l’équipe Compliance du cabinet, composée d’un associé, un counsel, deux collaboratrices et 2-3 stagiaires.

DEFINITION DES TACHES (liste non exhaustive)

Missions administratives
* Accueil téléphonique des clients et visiteurs de l’équipe / Prise et transmission de messages
* Gestion du courrier et préparation des envois postaux, UPS, DHL, Fedex, commande de porteur
* Gestion des salles de réunion et d’agendas de l’équipe (réservation via Outlook, calendrier partagé et installation de visio-conférences en l’absence ou en collaboration de la chargée d’accueil du cabinet)
* Reprographie et reliure de documents, dossiers clients
* Classement – archivage – destruction de documents
* Gestion des contacts et de l'agenda de l’équipe via Outlook
* Traitement des expense reports du cabinet, en collaboration avec les autres assistantes du bureau

Missions de secrétariat juridique

* Gestion du secrétariat juridique de l’équipe Compliance
* Saisie administrative diverse (courrier clients et autres, factures, ...)
* Saisie des temps en cas de demande des avocats de l’équipe
* Traitement et suivi des préfactures, factures et relances, d’après un travail préalable d’harmonisation diligente, eu égard aux temps saisis par l’équipe et aux instructions confiées
* Etroite collaboration avec l’équipe de facturation US durant toute la période de billing
* Traitement et suivi des notes de frais des avocats et stagiaires de l’équipe
* Organisation administrative et logistique des rendez-vous et déplacements : visa, ESTA, location de voiture, réservation de taxis, voyages, hôtels, déjeuners ; mise en place de feuille de route et collaboration avec les équipes bu bureau de Paris et/ou de la firme (bureaux US)
* Tenue et mise à jour régulière des tableaux de reporting (expense reports, factures, listes clients, etc.)
* Classement électronique et papier des éléments de dossiers, avec mise à jour régulière
* Echanges téléphoniques et par mail réguliers avec les équipes des bureaux US de Foley Hoag
* Gestion de la documentation/bibliothèque du cabinet, destinée à l’équipe Compliance
* Interface avec les interlocuteurs internes (avocats, support staff, bureaux étrangers) et externes (clients ou prestataires de services)
* Participation logistique à l'organisation d'événements internes ou de réunions d'affaires de l’équipe, en collaboration avec l’équipe Business Development, Marketing et Communication, des bureaux de Paris et US
*Assistance à la logistique marketing et business Development de l’équipe
* Traitement et suivi des diverses inscriptions et adhésions des membres de l’équipe (évènement, colloque, webinar et autres), en collaboration avec les équipes BD

COMPETENCES REQUISES

* De formation type BAC à BAC+2 (optionnel), de préférence en secrétariat/Assistanat de Direction, ou profil ENADEP
* Expérience de 3 à 4 ans exigée sur un poste similaire, de préférence en cabinet d’avocats ou en environnement exigeant
* Profil idéalement orienté Compliance, enquêtes internes ; la connaissance de l’environnement professionnel de la matière est un atout
* Niveau d’anglais bilingue ; connaissance de toute autre langue est apprécié
* Maitrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint), maîtrise d’Adobe
* Gestion de posts LinkedIn est un plus
* Gestion des outils de facturation (connaissance de Chromeriver et Aderant, appréciés)

PROFIL RECHERCHE

Le candidat idéal est une personne à l'esprit "corporate", parlant un anglais professionnel (courant ou bilingue), disposant d’un grand sens du service. Proactif, vous faites preuve de rigueur et disposez d’une belle aisance relationnelle. Vous être polyvalent(e) et organisé(e), êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément, et savez prioriser vos missions.
Basée à Paris, vous assisterez directement l’équipe Compliance de Foley Hoag Paris, dans le cadre de tâches administratives et de saisie, de facturation et de secrétariat juridique. Votre esprit d’équipe vous permet de travailler en étroite collaboration avec les autres membres du cabinet pour assurer le bon fonctionnement du bureau et vous pourrez être amené(e) à assister les avocats et assistantes juridiques en cas d’absence
Pour ce poste, le sens de la discrétion et de la confidentialité sont des prérequis.
Une capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les collègues est un atout essentiel.

CONDITIONS / REMUNERATION & AVANTAGES

* Poste en CDI à pourvoir ASAP, à Paris 8ème
* Temps plein 35h00 à 37h30, à fixer sur une plage horaire entre 9h00 et 18h30
* 42-45K€, négociable selon profil et expérience
* 13ème mois
* Tickets restaurants
* Prévoyance

Curieux et dynamique, prêt à rejoindre un cabinet d'avocats d'affaires international en plein développement, et de collaborer auprès d’une équipe jeune et bienveillante où vous occuperez une place de premier rang, ce poste est fait pour vous.

Veuillez adresser votre candidature (CV et lettre de motivation), en mentionnant en objet la référence « RECRUT-COMPLIANCE » par email en postulant ci-dessus.