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Management :

Les bases de connaissances ; outils d’efficacité professionnelle, par Didier Frochot , Défidoc.

Nous avons déjà évoqué précédemment la mode des technologies infaillibles pour gérer automatiquement l’information. Si certains moteurs de recherche sémantiques peuvent améliorer la recherche d’information à partir du sens des textes, si la structuration intellectuelle des données dans un fonds documentaire est une aide précieuse pour s’y retrouver logiquement, il est possible d’aller encore plus loin dans la rationalisation des accès à la connaissance.

Nous bâtirons cette introduction aux bases de connaissances autour de deux constats pratiques qui conduiront à une méthodologie de constitution de celles-ci.

I. TROP D’INFORMATION TUE L’INFORMATION

La formule est connue depuis que nous baignons dans la société de l’information. Une première parade au risque de noyade est la sélection de l’information pertinente pour un usager donné. L’information est cette denrée étrange qui n’a de valeur que par le regard qu’on lui porte : telle information stratégique pour l’un - et donc à forte valeur économique - n’est aux yeux de l’autre d’aucun intérêt - donc d’aucune valeur. D’où - au passage - l’enjeu de la veille stratégique, dont la veille juridique est une des composantes majeure pour toute entreprise.

Le but du jeu sera d’être capable de sélectionner « la bonne information au bon moment », autre formule bien connue. Mais ceci cesse d’être efficace face à l’inflation des sources d’information. Une recherche sur un moteur aussi puissant que Google, si elle est bien gérée (bonne équation de recherche) et bien ciblée, ramènera des documents certes pertinents, mais en nombre tel, et avec de telles redondances entre eux qu’une nouvelle question se pose : comment « écrémer », comment récupérer la substantifique moelle de l’information ? On rêve dès lors de passer de l’information fleuve à des « états d’information » synthétiques pour un utilisateur pressé (par définition : tout professionnel). La synthèse documentaire répond à cette attente. Mais cet exercice mobilise lui aussi du temps et de la matière grise, deux denrées coûteuses... Ce produit n’est donc réalisé que lorsqu’un sujet devient suffisamment stratégique.

Mais cette démarche met en fait au jour un deuxième niveau de considération, qui peu à peu s’est fait jour au cours de la décennie écoulée.

II. ISOLER LA CONNAISSANCE DANS LE FLOT DE L’INFORMATION

Une analyse fonctionnelle poussée de la sphère informationnelle, montre que ce qui pousse un professionnel à rechercher de l’information, ce n’est pas, contrairement à ce qu’il déclare, pour « trouver de l’information », mais en dernière analyse, pour enrichir ou conforter ses connaissances. L’ombre du Knowledge management, déjà évoquée par ailleurs reparaît, mais nous resterons ici à l’un de ses pôles, celui des bases de connaissances.

Aujourd’hui aucun système d’information (fonds documentaire, base de données, sites Internet) ne permet de cerner directement la connaissance. Seule la moitié du chemin est parcourue, celle du « retrouvage » de l’information, mais pas celle qui permet d’accéder directement à des connaissances.

On a cru pouvoir s’en sortir avec les moteurs sémantiques évoqués plus haut. Mais ces outils techniques restent approximatifs dans leur approche intelligente de la thématique et les ratés ne sont pas rares (surtout avec un vocabulaire aussi varié et naturel que celui du droit). En outre, ils n’extraient que des informations issues de documents bruts, certes remises en perspective dans des états d’information automatiques : ils ne vont donc pas au bout de l’attente qui est de toucher directement l’élément de connaissance. Il nous semble donc plus efficace de revenir au seul vrai « agent intelligent » qui soit : l’être humain.

Nous avons déjà évoqué par ailleurs la méthode de structuration de l’information et des documents dans un intranet documentaire. Ce sera un premier jalon pour la mise en place d’une méthode simple et efficace pour constituer de véritables bases de connaissances. Mais seul, il est fort limité.

Accumuler des copies de documents juridiques selon une structure de classement, si affinée soit-elle, n’en fera qu’une base documentaire bien construite, sans parler des questions de droit de reproduction... Une telle base a son rôle pour des articles de fonds et surtout pour des juristes qui nourriront leur propre réflexion de débats doctrinaux de qualité. Mais ce qu’attendent de nombreux professionnels, notamment les praticiens du droit, c’est une réponse la plus rapide possible à leur question sur un point de droit sans avoir à lire ou parcourir un paquet d’articles plus ou moins redondants et plus ou moins pertinents sur le sujet. Ils veulent donc trouver directement le point de droit et la réponse précise à la question qui les interpelle.

III. VERS LA METHODE

Il convient dès lors d’imaginer un outil qui permette de rendre compte de tous les éléments de connaissance constituant un domaine du droit, dans une présentation suffisamment concise et précise, voire didactique, permettant d’enrichir directement les connaissances professionnelles de chaque utilisateur.

C’est à ces objectifs que répond la méthode de base de connaissances que nous pratiquons. Nous l’exposerons dans un prochain article.

© Didier Frochot - avril 2006 - www.defidoc.com